小微企业应用Excel账务处理问题和方式

　一、引言
　　随着会计电算化的普及，企业都已经开始利用通用的商品化软件进行会计核算。但是这种软件在使用过程中还存在局限性。如企业业务范围比较广泛，这种通用软件不能满足每个业务的需求。如果要定制软件又要花费比较大成本。一般小微企业难以承受如此高的成本。Excel可以进行简单的会计处理。在小微企业中利用Excel将有助于提高小微企业的账务处理效率。本文对利用Excel进行账务处理进行介绍。
　　二、Excel填制会计凭证
　　首先新建一个Excel空白表，将这个Sheet1重命名为期初余额表。然后在这张表的基础上，利用快捷键在Sheet1中又新增一张Sheet2的空表，重命名为凭证列表。企业可以进行相应的会计分录录入，进行凭证的编制。对于凭证中的编号可以利用CONCaTENaTE（业务发生日期，序列号）函数进行合并共同作为该凭证的编号。而期初余额也可以专门作为一个项目在凭证中显示。另外为了方便检查，可以用IF函数作为凭证借方和贷方的平衡警示。具有的格式如图1所示。如果要进行费用的结转，例如制造费用的结转，可以同过筛选功能来实现，筛选出制造费用的借方发生额，加总后进行分配。最后把编制的凭证转入当月的生产成本类的科目中。企业期末进行损益结转的方法和制造费用的结转相似。
　　三、Excel成本计算
　　利用快捷键在Sheet2新增一张Sheet3的空表，重命名为成本计算表，专门用来计算产品的本月完工成本。格式如下图2 所示。
　　如图2所示，企业的生产衣服的成本由直接材料、直接人工、制造费用构成。假设本月a服装厂本月领用棉布500米，专用皮筋300米，其单价分别为20元/米和10元/米。图2中直接材料的本月发生额为20×500+10×300=13 000（元）；直接人工的本月发生额为60 000元，其中主要包含职工的工资和福利费等；制造费用的本月发生额为16 000元。其中主要包含车间生产工人的工资、福利费和车间的机器折旧等。本月总成本合计栏目的金额等于月初在产品成本加上本月发生费用。本月的生产完工产品的成本等于月初在产品成本加上本月发生费用减去月末在产品成本。而本月完工产品的单位成本可以用完工产品的总成本除以完工数量来计算。本月的已经销售的产品的成本可以利用销售数量乘以单位成本来计算。假设该公司期初的商品的余额为15 000元，期初的存货为600件，本月销售了3 000件。又因为本企业采用加权一次平均法进行计价。本月已售商品的实际成本应等于（15 000 +84 325）/（600 +3 000）×3 000=82 770.83（元）。其中公式的含义为已销售产品的成本=加权平均的单位成本×已销售产品的件数=（月初产品的成本+本月完工产品的实际成本）/（月初剩余产品的件数+本月完工产品的件数）×已售商品数量。
　　四、Excel登记账簿
　　（1）总账的创建和登记。选择新建空白工作簿选中sheet1 重命名为总账。总账的登记可以通过数据透视表来实现。具体步骤为Excel中选中“数据——数据透视表与数据透视图”建立图表。在创建过程中注意“凭证列表”向导中，把凭证的范围设置为a1：K211区域，这个范围应足够的大，来确保数据的充足性。根据向导创建好数据透视表后进行总账项目的调整。把“月”调整到页字段处。把“科目代码”、“科目名称” 、“日期”和“序号”拖到行字段处。而“借”“贷”和“余额”调整到数据项。之后对这个透视表进行进一步调整。选中“计数项：借方金额”这个选项，右键单击，出来的菜单中，把求和的方法改为“求和”。同理，“贷方金额”、“余额”的计数项，同样操作方式。最后，要将数据表数的“数据”字段调整到“汇总”一栏内。之后即可生成总账。
　　（2）明细账创建和登记。依据上述总账创建步骤，可以进一步创建出明细分类账。在总账生成之后，分别选择各科目的汇总单元格，然后单击数据透视表上的工具栏，选择“显示明细数据”。这样明细账就可以生成。
　　五、Excel编制报表
　　（1）资产负债表的编制。资产负债报表项目的填制。如资产中的“货币资金”项目的填列。选中E5单元格，在里面插入SUMIF函数，即对满足条件的单元格求和。当SUMIF函数对话框出现后。分别出现三个参数range、Criteria和Sum range。Range的功能是要计算的单元格区域，本例中可以选择“凭证列表”中的“科目代码”的第G 列。通常选择G 列的整列，这是因为在实际业务中，我们不能预测本月到底有几笔业务，为了使得公式进行一次设置，就能满足各种情况，可以选着G 列的整列。以多选为好。Criteria的是指条件的选择的格式，本例中可以选“1001”即“库存现金”的代码为条件。而Sum range的功能为求和的单元格实际的区域，本例中可以选择 “凭证列表”中的“余额”项目列K。
　　注意K列要与Range的范围一致。输入三个参数后，即完成了 “库存现金”的取数。本文假设该企业的货币资金项目由“库存现金”和“银行存款”二个项目构成。那么“货币资金”项目的填列应还要加上“银行存款”的取数公式。所以应在取过“库存现金”的公式后再输入一个“+”号。把“银行存款”的SUMIF函数也输入到单元格中。“银行存款”的SUMIF函数取数步骤和“库存现金”相似。对于资产和负债中不需要加总填列的项目，按照正常输入数据即可，不需要输入公式。
　　注意将负债几个项目合计填列的，要注意是否需要在公式的设置中加入一个负号。因为可能凭证中有的贷方数据是以负数表示的。具体操作如下图3所示。
　　（2）利润表的编制。对于利润表项目的填制和资产负债表的填制方法大致相似。只是数据的来源不同，利润表的项目大致来源于收入类、费用类科目借方或者贷方发生额，而非“余额”。由于会计的操作和账务流程具有一致性，可以把资产负债表和利润表作为一个模板。企业只需设置一次，以后都可以通过这个模板表进行数据的更新就可完成下 一个操作。
　　六、Excel财务分析
　　选择新建工作簿，创建财务分析表，根据指标内容和企业的具体需要确定财务分析指标。如图4所示。
　　如图4所示，将选择的财务分析指标分类列入Excel工作表，并将各指标的计算公式录入到对应的单元格中。然后即可填列财务数据。报表财务数据有手工录入和自动生成两种填列方式，为了提高财务工作的效率，一般选择自动生成财务数据。如果为了使财务分析更加直观，还可以把结构分析、趋势分析的结果反映在图表中。
　　小微企业应该善于利用Excel功能，这样不仅可以节约企业的成本。而且还提高了日常的操作准确性。对于规模不大的小微企业，利用Excel对会计进行账务处理具有现实意义。