Excel账务处理中辅助核算的信息技术分析

　1 引 言
　　我国中小企业居多，而这些企业若购买商品化的财务管理软件，不仅成本太高得不偿失，而且其中许多功能闲置。并且由于各单位业务情况各有不同，商品化的财务管理软件必须要经过实施与维护才能投入使用，而且后期维护工作难度较大。而Excel集表格计算、丰富的图形显示和方便的数据管理功能于一体，可与各类管理信息系统软件实现数据共享，还可提供管理和决策分析功能。另外，Excel软件使用方便且价格便宜，因而利用Excel进行账务处理在中小企业中得到广泛应用。
　　在账务处理中加入辅助核算功能可方便企业进行管理和决策。账务处理中的辅助核算功能为用户查询、统计往来款、收入、支出等提供方便，为管理提供准确全面的信息，用于满足企业更深层次的管理要求。利用Excel进行账务处理时如何设置与应用辅助核算，是本文探讨的问题。
　　2 辅助核算及其类型
　　辅助核算通过核算项目来实现。核算项目是会计科目的延伸，设置某科目有相应的辅助核算后，相当于设置了科目按核算项目进行更为明细的核算。但核算项目又不同于明细科目，它具有更加灵活方便的特性，一个核算项目可以在多个科目下，而且一个会计科目可以设置单一核算项目，也可以选择多个核算项目。
　　常用的辅助核算类型包括单位往来核算、个人往来核算、部门核算、项目核算等，分别完成对账户的各往来单位信息、个人信息、部门信息及项目信息的独立核算和反映。
　　2.1 单位往来核算
　　单位往来是指企业和其他企业间发生的各种债权债务业务，包括客户往来和供应商往来。单位往来辅助账是为了核算企业在生产经营过程中与外部企业发生的往来经济业务，进行客户和供应商往来款项的发生与清欠管理工作。而应收账款、预收账款和应付账款等则是处理单位往来业务的科目。采用单位往来核算可以查询与各客户和供应商往来款项的总账、明细账，还可生成催款单、对账单以及账龄分析报告等。
　　2.2 个人往来核算
　　个人往来是指企业与企业内部职工之间发生的经济往来业务，如出差借款、私人借款等。特别对于个人往来业务多的企事业单位，在账务处理时，启用个人往来辅助核算功能，进行个人借款、还款管理工作，可及时地控制个人借款，完成清欠工作，并可减少清理工作量，有利于加强个人往来账户的管理。另外，当需要将企业职工作为核算对象时，也可以使用个人核算。如其他应收款、主营业务收入等均可设为个人核算科目，用于反映职员的借还款情况或销售业绩。采用个人往来核算可以查询个人往来明细账，还可生成催款单、余额表以及账龄分析报告等。
　　2.3 部门核算
　　部门核算是指对企业各个职能部门分别进行财务核算或业务管理。部门核算主要为了考核部门收支的情况，及时反映各部门的费用支出，对各部门的收支情况进行比较分析，便于各部门考核。如可将制造费用、管理费用、主营业务收入等科目及其明细科目设置为部门核算，用于反映企业不同部门费用使用情况及销售业绩。采用部门核算不仅可以查询各级部门总账、明细账，还可对各部门进行收支分析等。
　　2.4 项目核算
　　项目核算指对企业的某些项目，如产品、课题、工程项目、合同订单等的成本、费用、往来情况以及收入等进行单独核算。如可将生产成本、在建工程、主营业务收入等科目设置为项目核算，用于反映不同项目的生产成本、建造成本及销售情况。采用项目核算可以查询各种项目核算与管理所需的账表，即项目总账、项目明细账，以及项目统计表和项目执行分析报告等。
　　3 Excel账务处理中设置辅助核算
　　应用Excel进行账务处理时仍按照一般会计信息化软件的处理流程，即包含系统初始化、凭证处理、账簿处理、会计报表处理4项主要处理功能。辅助核算的设置主要是针对系统初始化和凭证处理，而账簿处理和会计报表处理则是对设置好的辅助项目加以应用，可更方便快捷地完成账簿处理和报表处理工作。
　　3.1 系统初始化功能中辅助核算的设置
　　系统初始化包括建立会计科目表与期初余额表。首先，建立一个会计科目工作表，输入企业所有需要的会计科目，它的栏目包括科目代码、科目名称、余额方向以及各类辅助核算。
　　其次，输入各账户期初余额，期初余额的输入按辅助核算输入，如图1所示。
　　3.2 凭证处理功能中辅助核算的设置
　　凭证处理功能包括记账凭证输入和凭证查询，其中最主要的工作是记账凭证输入，记账凭证输入是日常账务处理的核心内容，用于录入会计业务，即填制凭证，但在Excel中不是按传统凭证的格式填制，而是采用类似普通日记账的形式录入，方便凭证查询。它的栏目包括记账凭证的主要项目以及辅助核算的项目，包括填制日期、凭证类别、凭证号、摘要、科目性质、总账科目、科目代码、科目名称、借方金额、贷方金额、数量、单价、外币、汇率、客户或供应商、项目、部门、个人、结算方式、票号、附件张数、填制人、审核人等（如图2所示）。
　　4 辅助核算在账簿查询中的应用
　　通过之前在系统初始化及凭证输入时对各类辅助项目的设置，账簿查询中就可非常方便地查询客户往来、供应商往来、个人往来和项目等辅助账，可利用Excel提供的筛选或分类汇总完成各种要求的辅助账查询。在此以客户往来辅助账为例说明，例如要查询客户 “X软件学院”的应收账款情况，可对凭证输入表及期初余额表中的 “客户或供应商”和“科目名称”栏进行筛选操作，即可查看到该客户的本期及期初的应收款情况，从而可分析出客户付款的情况（如图3所示）。
　　此外，还可利用Excel强大的统计和汇总功能，对各辅助项信息进行统计、汇总与分析，为决策者提供可靠的会计信息，为其做出科学的经济决策提供保障。
　　主要参考文献
　　谭健，刘琪，等. Excel在会计信息处理中的应用. 北京：清华大学出版社，2010.
　　杨宝刚，王新玲. 会计信息系统. 第3版. 北京：高等教育出版社，2011