人力资源管理信息系统应用的探讨

摘　要：在信息化技术的支持下，企业的人力资源管理工作正在发生着转变，由传统的管理模式向规范化、系统化和自动化转变，这种转变所依托的技术平台正是模块化的管理系统-人力资源管理信息系统。本文着重讲述了系统的主要功能、实施流程和使用、推广中存在的问题。

关键词：人力资源管理信息系统；企业管理；信息化；实施
随着我国经济社会快速发展和经济全球化的不断推进，特别是后国际金融危机时期世界政治、经济格局的调整，人力资源已经成为市场竞争中最重要的战略资源。现代企业要在激烈的竞争中求生存谋发展，在完善其组织构架和制定科学的发展战略后，起决定作用的是人力资源因素。因此，高效的人力资源管理工作就显得尤为重要。良好的人力资源管理效率与开发能力将有助于企业营造人才发展环境，提升竞争能力，企业的人力资源管理已经成为企业各种管理中的重要基础内容和支柱。
　　传统的人力资源管理方法，既浪费时间又浪费精力，长时间重复繁冗的工作，不仅效率低，而且错误率高。随着现代信息化技术的发展，计算机系统技术已在人力资源管理中得到应用，并形成了系统的技术平台-人力资源管理信息系统，大大推动了企业人力资源管理环境建设的发展。如何利用现代化的信息技术，建立和完善企业的人力资源管理信息系统，提高管理的效率和效益，已经成为企业管理信息化的重要内容和任务。
1.人力资源管理信息系统的效能体现
1.1提高人力资源部门的工作效率，构建企业高效的人力资源管理架构和流程。人力资源管理信息系统可以处理所有定量的工作内容，比如：员工考勤、薪酬管理，绩效考核等，大大降低了例行性工作占用人力资源管理人员时间的比例，有利于管理人员对战略性问题的思考。此外，人力资源管理信息系统是模块整合化的工作系统，人力资源工作中关于人才规划、招聘、培训、员工薪酬管理、绩效考核等所有信息和流程都被经过分析而整合、输出统一的管理结果，实现人力资源管理的自动化与流程化。
1.2 以人为本，提高管理透明度
　　以人为本是现代企业人力资源管理工作的核心思想，一个优秀、完整、高效的人力资源管理信息系统，包括以人为本的互动学习、问题反馈等内容，其目的是为员工提供学习和沟通的企业内部平台，实现资源共享、信息共享，实现员工参与企业人力资源管理的权利，提高管理组织绩效与职工的满意度。
1.3 实现人力资源的优势整合，提高企业战略决策能力
　　人力资源管理系统可以对企业的管理需求通过整合分析、进行规划性的方案设计，实现电子化人力资源管理。对于在管理中存在的“信息孤岛”，人力资源管理系统通过加强管理流程操作的监控和信息化而将其整合，减少重复性的事务工作，辅助管理者将更多的精力投入道更高端的战略决策和业务重组中。
1.4 降低管理成本，提高企业的竞争力
　　人力资源管理系统的流程化提高了管理工作的标准化，使管理从个人行为向组织行为转移，形成知识和管理资源的积累，有效利用现有的资源，提高管理效率，降低企业成本。人力资源管理系统在实施过程中可以实现对企业发展的回顾，人力资源管理中存在的问题便会暴露，因此，实施过程也是一个对制度进行改进，提高管理水平的契机。此外，人力资源管理信息系统可以提供经整合的，全面、准确、相容的信息，使企业负责人对企业人力资源现状有比较全面和准确的认识，并通过分析报表的形式提高决策参考，实现决策支持。
2.人力资源管理系统的实施流程
　　企业在建立和实施人力资源管理系统之前，首先要做到知己知彼，对企业自身的人力资源管理环境和管理特点、内容作一个客观而充分的评估，然后确定将要实施的人力资源管理系统的范围与边界，从自身实际情况出发，尽可能做到量体裁衣，保证人力资源管理系统与实际人力管理工作的匹配，从而发挥最大的效能。项目的具体实施过程分为以下几个阶段：
2.1 实施前与供应商配合进行企业的人力资源管理需求分析，并进行工作流程的设计
    此阶段需要企业人力资源管理者与供应商密切配合。在此阶段，人力资源管理者要整理和完善人力资源管理运作体系，将工作规范化、系统化；供应商要对客户的工作需求进行认真的分析，理顺设计思路，收集系统化数据，设计系统功能流程，最大限度的实现客户的功能要求。这个阶段是整个系统能够良好运行的基础，要勤沟通，磨刀不误砍柴工，切不可急工冒进。
2.2 系统实施和客户适应性改造
　　供应商在完成所有系统功能的开发后，会将系统框架提交给企业客户。在系统运行前，客户需要在供应商的协助下，进行系统初始化与数据转换，将企业基础数据与员工基础数据在尽可能短的时间内迁移到系统中，实现系统的客户适应性改造。
2.3 系统应用的培训与试运行阶段
　　在系统的初运行阶段，供应商要对企业的人力资源管理者进行系统的培训，在尽可能短的时间内进入试运行状态，以便及早发现系统存在的问题，使问题得到及时的解决。
2.4 系统的完善和二次开发阶段
    企业应根据自己业务的具体特点，向软件供应商提出改进及增设相应模块的要求，软件供应商应积极进行跟进二次开发的工作，确保能满足企业不断变化的管理要求，提供紧跟企业发展脚步的人力资源管理服务。

3.企业人力资源管理信息系统应用现存问题
　　企业人力资源管理信息系统在国外已经发展成为一个较为成熟的行业，近几年来在我国也经历了一个从无到有、从缓到急的发展阶段，人力资源管理信息系统也在企业中得到了大量的推广使用，但在系统建立和实施中仍存在很多问题，制约了行业的发展。
3.1 人力资源管理信息系统的应用存在盲目性
　　随着人力资源管理工作在企业发展中重要性的凸显，人力资源管理信息系统建设被企业提上了建设日程，且频频动作，但这种“动作”却缺乏主动和创新，是简单的跟随，甚至是被迫。许多企业在建设人力资源管理信息系统时，缺乏对人力资源管理系统的正确认识，对企业内部人力资源管理工作的特点和内容没有一个客观和清晰的评估，因此在软件选型和实施中经常顾此失彼，管理系统和实际的管理工作难以匹配，可操作性大大降低，影响了人力资源管理信息系统整体功能的发挥。
3.2 人力资源管理信息系统的建设和发展缺乏战略性
   在已经建成并投入使用的企业人力资源管理信息系统中，目前使用最多的功能依次是“人事信息管理”（71%） 、“薪资”（68.2%）、“报表”（62.2%）、“考勤”（59.5%）、“招聘”（56%）、“福利”（53.8%）等。由以上使用功能的比例可以看出我国大部分企业的人力资源管理信息系统还处于“事务处理层面”和“业务流程层面”，实现“全面人力资源管理”的较少，没有将人力资源的经营真正的提升到战略高度，缺乏对人力资源战略性问题的思考。
　　此外，由于人力资源管理信息系统全面的功能只有数个被使用，使用功能和范围相对单一，造成企业人力资源管理信息系统孤立于企业整个管理体系之外，难以做到与企业发展接轨，与企业的业务管理和发展的距离越来越远，甚至出现与引进人力资源管理信息系统初衷相背离的情况，造成投资损失，影响企业正常的运行。
3.3 企业的管理技术不足，难以促进人力资源管理信息系统的深入化应用
    企业在人力资源管理信息系统的实施中几乎全部寄托于计算机工程师，同时人力资源管理者技术储备不足，这就造成了不懂得专业人力资源管理业务的IT工程师难将人力资源管理信息系统深入应用，而人力资源管理人员不能对信息系统进行有效整合和功能开发，这将直接制约企业人力资源管理信息化的深入发展。
4.企业如何建立优秀的人力资源管理信息系统
4.1 树立正确的信息化管理意识
　　人力资源管理信息系统服务于整个企业，因此，从领导层到普通员工都要正确认识信息化管理对整个企业和每一位员工带来的积极影响。企业领导层要认识到人力资源管理信息系统发展的新趋势，意识到投资的必要性，做到正确投资；普通员工要认识到信息化管理模式对自身发展的影响，积极调整心态，走出观念误区，对高层领导的决策给予肯定，投身人力资源管理信息系统的建设中。
4.2 规范人力资源管理工作流程
　　企业人力资源管理的规范化是信息系统建设的必备条件。企业应预先根据战略特点，有效调整组织架构和部门、人员岗位职责，规范人力资源管理业务流程，加强职能管理的程序化。
4.3 提高人力资源管理者的技术应用能力
　　人力资源管理者是信息系统的直接责任者，信息系统的应用效果取决于人力资源管理者对现代企业人力资源管理理念的理解和信息技术的应用能力。企业应不断培训和提高人力资源管理者的IT 技术，以保证信息系统建设的顺利进行和系统的良好运行。
4.4 做好企业人力资源管理的信息收集和流程规划
    企业在引进信息系统前要做好信息收集，才能确保后期选型的顺利进行。人力资源管理的流程规划，是指对人力资源管理中所涉及到的各种信息的定义标准、传输标准、使用标准进行全面规划，建立统一、可扩展的信息结构体系，为人力资源管理信息系统的信息管理、业务流程处理、决策分析奠定信息基础。
4.5 选择合适的软件系统
　　企业要根据发展规模、性质、发展阶段，结合人力资源管理的目标选择适合自身需求和发展的信息系统。
4.6严格按程序运行和管理信息系统
    企业人力资源管理信息系统的实施要明确职责，按部就班开展。人力资源管理者要对信息系统的运行和使用情况及时进行阶段性总结和评估，对于运行中的问题要及时与高层管理人员、系统供应商沟通、反馈并跟进系统的二次开发，保证系统的规范化运行。
　　随着现代企业竞争的日益激烈，人力资源管理已经上升到了企业战略决策层的高度。信息技术的应用加速了人力资源管理的发展，以企业战略为导向，以软件系统为平台的人力资源管理信息系统通过集中式的信息库、自动处理信息、员工自助服务、外协以及服务共享，达到降低成本、提高效率、改进人力资源管理服务模式的目的，实现企业人力资源工作的信息化管理，保证人力资源与日新月异的技术环境同步发展。但在人力资源管理信息系统应用的过程中，仍存在许多问题，其中最突出的问题是各个子系统之间的衔接未能环环相扣，人力资源管理的整体功能无法发挥。因此，如何整合连结各个子系统，例如任用系统、薪资系统、训练系统、福利系统等，成为一个完整的人力资源管理体系，是当今企业面对的最大课题。
　　企业信息化建设是一项系统工程，只有合理利用人力资源，并在企业的各个方面有序流通，充分发挥员工的潜力，才能不断提高企业的核心竞争力。