信息技术在学校档案管理中的有效运用

摘　要：档案管理是任何单位部门都无法缺少的工作之一，而对于学校来说，档案管理工作对学校的发展也起到一定的影响，然而传统的学校档案管理方式已经出现了太多的漏洞和不足。本文针对信息技术在学校档案管理中的有效运用进行分析。

关键词：信息技术 学校档案管理 有效运用

一． 学校档案管理传统方式的弊端
　　在过去很多学校对于学校档案工作都不予重视，只将学校学生的升学率等作为学校工作的重点。然而学校档案工作对于学校的发展来说是具有至关重要的作用，档案可以有效的让学校了解学校的师生人员状况以及其思想状态、成长过程等，对于学校的领导层做出决策具有一定的影响。但目前我国很多学校由于诸多因素影响都不愿意或者没有能力改善学校档案管理工作，由此造成了目前我国学校的档案管理模式落后，并且存在着诸多的弊端：
　　1.查找效率低，并且容易出错。因传统的档案管理模式都以实物卷宗为主，在查找时也都是依靠人力来进行查找，但是在实际档案管理中，由于卷宗的数量过于繁多，导致在实际查找工作的效率极低，并且由于是人工查找，所以在查找的时候极易出现差错，这就影响整个档案管理工作的工作效率和质量。
　　2.保密性差。由于传统学校档案管理工作都是由人工操作，并且档案管理部门进出人流大，接触档案的人员多并且复杂，所以在日常的工程中很容易出现很多的不便和威胁，这对于一些绝密级的档案来说，保密性就无法保证。
　　3.档案的更新与保护困难。由于传统的学校档案管理工作的档案都是以实物卷宗的形式进行管理和保存，所以随时时间的推移，档案馆的档案卷宗会越积越多，随着数量的增多，档案管理工作就会出现诸多的不便，并且由于档案卷宗都以纸类为主，随着时间的推移就会出现腐烂、虫啃等损害现象，对于档案的更新、保护和利用起来了负面影响。
　　
二． 信息技术在学校档案管理工作中的特点
　　以上笔者对传统学校档案管理工作的弊端进行了简要的分析，面对这些弊端和缺点，学校应结合先进信息技术，建立具有信息化、自动化等特点的档案管理体制。而信息技术在学校档案管理工作中具有以下的特点：
　　1.信息技术在管理学校档案时具有储存量大、查阅方便、处理迅速等特点。信息技术利用文字处理软件，使用表格、图形等方式将档案分门别类，并且建立一套规范的、合理的、科学的档案系统。由此档案管理人员或者需要查询档案的人员在查询、修改、交流以及重复使用时都会变的更加简洁，并且效率较传统方法大幅度的提高。
　　2.管理人员素质要求较高。由于信息技术是目前高科技技术的一种，所以就需要档案管理人员必须具有一定的实际操作能力，并且由于档案工作的重要性，档案管理人员必须要具有高素质、高品格才能胜任。所以反过来说，如果档案管理人员都是具有高素质、高品格、高知识、高技术，那么在实际的档案工作就会事半功倍，积极的推动档案工作的发展。
　　3.增强保密性和档案的保护性
　　由于信息技术的使用是完全依靠电脑来进行操作，并且大部分的档案都是储存到电脑系统中，所以不会出现复杂人流在查询时而出现窥视机密档案的情况。并在由于资料和档案都是储存在电脑中，所以不会出现档案腐烂损坏的现象。
　　4.信息技术在学校档案管理工作中的不足：（1）档案记录方式发生改变，由笔写文字转变成电脑机器识别的数码和符号，并且载体也从纸张转变为电脑或者其他载体。但随着这种升级，相应的破坏方式也随之出现，例如病毒，电脑损坏等，都会造成档案资料的丢失以及损坏；（2）目前针对于电子档案管理我国并没有出台明确的法律、法规的规定，所以一旦出现电子档案馆被攻击、信息资料被偷取等事件，学校有时难以针对自身进行维权。（3）由于电子文件不同于实物卷宗，电子文件出现修改、拷贝等现象时，并不会及时被发现，并且修改、拷贝等行为的极易进行，由此对于档案的真实性和完整性就无法保证，最终只能出现不同程度的错误，影响学校的正常发展。

三． 信息技术在学校档案管理中实现方法
　　尽管目前信息技术在仍存在着诸多的弊端和漏洞，但是针对传统档案管理方式，信息技术仍具有众多的优势，所以国内的学校要尽快建立信息技术化的档案管理系统，以下笔者提出几点不成熟的建议：
　　1.不断提高学校档案的标准化和规范化的水平。随着时代的不断进步，各种工作都逐渐的走向标准化与规范化，对于学校档案管理工作来说，标准化和规范化更是工作的重点。所以首先学校必须要抓好这两项，在实际工作中不断的提高其程度，并且把握好两者的关系，要做到相辅相成、相互促进。
　　2.做好学校档案的数据建设。学校要充分的利用现代信息技术对学校的资料、档案等进行科学、合理的管理，并且通过合理和科学的管理让使用变得更加便捷。
　　3.从根本进行改变。对于学校档案管理的信息化改革，学校要做到全面投资，从基础设施开始改变，改变档案管理工作的环境，由此不断的提高学校档案工作的质量。
　　4.选拔高素质人员。信息化学校档案管理工作必须要求具有高素质以及高知识的人才来担任：首先对于档案管理人员来说，档案管理工作管理的是众多的人事档案以及资料，所以要求档案管理人员必须具备心思缜密的特点；其次对于一些机密的资料和卷宗来说，档案管理人员还应当具有一定的人格修养以及高度的职业操守；最后对于信息化的学校档案管理工作来说，档案管理人员必须要熟悉信息技术的实际操作。除此以外，档案人员还应具备高素质、高知识、高能力等综合素质，所以在选用档案管理人员的时候，一定要多方面的进行考察。
　　5.加强学校信息化档案管理的安全意识。信息技术在档案管理中作中具有高效、快捷的特点，但是同时也带来一些有关安全的漏洞和不足，例如在建立档案信息化的过程中，经常会出现档案中的信息丢失或者泄密的情况；或者对于版本更新不兼容、不可读；储存载体容易损坏等问题，都会给学校带来无法估计的损失。
　　所以在实际的管理中，学校一定要对可能发生的意外做好充分的准备，要利用计算机的加密功能对不同级别的档案资料进行加密，以及对不同档案设置使用权限的设置；对于档案资料的利用与保密要做到一个合适的度，即要保证机密的安全也要方便于操作和使用。
　　6.做到电子档案的安全工作。电子档案和实物档案都会出现 损坏的现象，而信息化档案的保存环境和方法都不同于实物档案。电子档案要做好防潮、防辐射、防病毒等工作，并且做好电子档案的备份以及定期维护工作，并且正确处理电子档案和实物档案的关系。
　　

结语：

　　科技是推动社会发展的主要动力，而学校也要充分的利用现代技术，除了学校档案管理工作之外，对于其他方面的工作，也要充分意识到科技在其中的影响。所以身为学校的领导层要时刻接受新鲜思想，做出正确的决策，通过不断的创新和研究将教育工作推上新的高峰。

参考文献：

［1］刘方．信息技术在学校档案管理中的应用［J］．实验教学与仪器，2011（04）
［2］王筱颖．信息技术在学校档案管理中的应用之我见［J］．黑河学刊，2009（04）
［3］陶改兰．信息技术在学校档案管理中的应用及其作用［J］．山西档案，2009（S1）
［4］王琴．信息技术在学校档案管理中的应用［J］．中国新技术新产品，2009（22）
［5］庞燕．浅谈信息技术在学校档案管理中的应用［J］．山东档案，2008（03）

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