浅谈如何掌握邮件合并功能并发挥它的妙用

摘　要：本文通过介绍Word邮件合并功能的操作步骤并掌握它学会进行知识的迁移，因不同工作岗位的需要，学会举一反三，在日常的生活工作当中，巧用Word邮件合并功能，从重复劳动中解脱。

关键词：邮件合并功能；数据源文件；合并域

　　邮件合并功能其实就是Word文档与Excel的数据库建立关联，相互取长补短，使用同样格式的文档发送批量的信件。在实际工作中，只要是处理的文件主要内容基本相同，只是具体数据有变化，且每条记录单独成文、大量单独填写的文件，如邮件信封、标签、工资单、人事简历表、证件、通知单、成绩单、请柬等等，常常使人感到头疼，这时若采用Word的邮件合并功能就可以方便快捷地解决问题。对于一个信息时代的人来说，掌握邮件合并对于生活、工作具有重要的现实意义。
　　在发挥邮件合并功能的妙用之前，首先理解并掌握邮件合并功能的操作步骤。下面以Word2003提供的邮件合并功能为例。操作步骤如下：
　（1）单击“常用”工具栏中的“新建”按钮，创建一个空白文档，也就是主文档。
　（2）单击“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”菜单命令，调出“邮件合并”任务窗格。
　（3）在“选择文档类型”栏中，可以选择要创建的主文档的类型，共有信函、电子邮件、信封、标签和目录5种类型。单击单选钮选中相对应的选项，任务窗格内会给出该选项的提示信息。单击“下一步：正在启动文档”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤2。
　（4）在“选择开始文档”栏中，可以选择要使用的主文档。用户可以使用当前文档、模板或者其他Word文档作为主文档。单击单选钮选中相对应的选项，任务窗格内会给出该选项的提示信息。单击“下一步：选取收件人”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤3。
　（5）在“选择收件人”栏中，选择收件人信息的来源，可以使用现有的列表、Outlook中的地址簿或者单击“创建”链接创建新的列表。单击单选钮选中相对应的选项，任务窗格内会给出该选项的提示信息。单击“下一步：撰写信函”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤4。
　（6）在“撰写信函”栏中，可以单击链接，调出相应的对话框，然后在文档中插入相应内容的合并域。单击“下一步：预览信函”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤5。
　（7）单击“预览信函”栏中的按钮，Word会自动用收件人列表中相应的信息替代合并域，在给每一个收件人的信函中进行切换。单击“下一步：完成合并”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤6。
　（8）在“合并”栏中，可以选择打印正在编辑的文档，也可以结束邮件合并，继续对文档进行编辑。
　　接下来就通过“成绩单报告单”的制作学习邮件合并功能的妙用。
　　一学期又结束了，对于班主任来说，剩下的工作就是忙于写学生的 “成绩报告单”，我有个朋友是个中学老师当了好几年的班主任了，都说“成绩报告单”这几年都是手写的太麻烦，问我能不能用电脑打印，而且是批量打印。我想用Word中的“邮件合并”完全可以解决这个问题。下面，我以批量打印“成绩报告单”为例，谈谈在Word2003中如何使用“邮件合并”功能。
一、建立“成绩报告单”模板 　　
　　在Word中制作合并数据用的“成绩报告单”文档（标题、学生姓名位置、正文内容、成绩表格——行，列数由实际情况决定）。打开Word2003，按照学校“成绩报告单”大小和内容，进行“页面设置”建立好“成绩报告单”模板。模板建立完毕后，将文档命名为“报告单”保存。
二、建立数据源　　
　　“成绩报告单”上可变的是学生姓名、学生成绩以及品德评语。所以合并进来的数据就是姓名、成绩、品德评语。在Excel2003中制作学生信息数据表，其内容项目有姓名、成绩及品德评语的数据表并保存（如有更多项目，在制作Excel数据源表时可根据实际情况而定）。也可直接调用教务处学生信息电子表格，将文件命名保存。（如右图所示）

三、进行邮件合并　　
　　在当前Word文档中执行“工具/信函与邮件/邮件合并”命令，打开“邮件合并”对话框（在窗口右侧）。
1.选中“信函”单击“下一步”；
2.选中“使用当前文档”（刚建立的“报告单.doc）”单击“下一步”；
3.选中“使用现有列表”单击“浏览”，找到刚建立好的数据表后单击“打开”，单击“下一步”；
4.将光标定位于要合并数据的位置，单击“其他项目”，把“插入合并域”中的项目选定后单击“插入/关闭”；
5.重复邮件合并窗口中的第5步，完成所有合并域的插入后，单击“下一步”；
6.进行插入合并域的数字格式化，单击“预览信函”中的按钮即可浏览合并效果，再单击“下一步：完成合并”就可以进行打印；
7.打印可以全部打印也可以指定打印，根据实际情况在“合并到打印机”进行设置。哈，余下来所有的工作就交给打印机啦。　　
　　利用邮件合并辅助办公，将大大提高工作效率。如果所建立的数据源各项数据无误，则所填证件的准确率为百分之百（但有一点值得一提：如果你是在Word2003上进行邮件合并，那么所建立的数据源也必须是在Excel2003上建立的，否则在最后邮件合并的时候会不成功）。有兴趣者不妨一试，这无疑将会大大提高我们的工作效率，现在你不会再为做大量重复劳动而烦心了吧。

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