实验室智能采购系统的设计

摘　要：本文介绍了针对实验室的物品采购管理，开发一个基于B/S构架的管理系统，采用PHP语言开发，MySQL数据库作为数据存储。系统涉及用户管理、订单管理、供应商管理三大模块，构建了一个企业物资采购网络管理系统所必备的各种知识和技术手段，进行系统可行性分析、系统总体设计以及系统测试、安装与发布，为采购人员制定采购计划提供了决策支持，提高了工作效率。

关键词：实验室管理；采购管理；PHP；MYSQL
1.前言
　　随着信息技术的发展及ERP(Enterprise Resource Planning，企业资源计划)系统的日益普及，计算机在企业管理中的作用越来越不容忽视。企业之间通过网络交易的趋势越来越明显。在这种环境中，采购作为企业生产经营的一个重要环节应加强管理，充分利用外部环境条件，逐步实现企业物资采购的网络化管理。实验室物资采购管理系统是针对实验室人员多分布广的特点而设计，应用于Internet广域网上，可以方便实验室人员采购实验所需用品，更加快速有效的进行采购管理。
2.实验室现状分析
　　笔者所在的实验室人员众多，日常实验用品消耗量巨大，其中不乏有危险化学用品的试剂，为了安全此类商品不宜做较大库存，但随着业务的不断扩展，实验室内采购物品的数量和要求也在不断增长，原有的采购流程是申购人填写纸质申购单，送交领导签字审核，然后送交采购员采购，采购员录入采购信息登记台帐，然后电话联系供应商，供应商送货给采购员再由采购员分发至申购人，流程比较死板，中间沟通环节多，信息量比较大，经常有买错、送错的现象。
　　为了更简便更系统的了解和管理本实验室人员的物资采购情况，及时的反应实验室内外的物资采购动态信息，为采购计划制定人员提供良好的数据查询功能以及采购决策辅助，同时具有良好的数据访问安全机制，来得采购效率得到提高同时减轻工作量。
3. 系统设计
　　针对采购工作量大，繁琐，信息沟通不畅的问题，特别设计了本系统本系统采用PHP语言和MYSQL数据库设计,运行WINDOWS2003 SERVER操作系统，系统采用B/S构架,部署在Internet上。通过实施该系统取缔了原先的纸质单证，所有环节均在线进行操作，每个环节通过手机短信连接催办，使用手机短信直接发送采购信息，使得采购环节中所有人都清楚一笔订单的运转情况，采购效率大大提高，工作量也大大降低。
3.1 业务流程设计
　　在采购管理系统中，主要按着采购→审核→到货→支付的流程对采购的货物以及采购流程进行管理，其业务流程图如图1所示。
　　
　　
　　
　　
图1  业务流程图
3.2系统结构图
　　系统主要分为用户管理、供应商管理、采购管理、到货管理、支付管理这几个部分，功能结构图如图2所示。

图2 系统结构图
　　
3.2.1系统设置
　　系统设置即用户信息管理，可以增加用户，修改用户密码和删除用户。在新增用户，完善用户之后，可以给该用户分配操作权限，对采购流程进行战略控制。可以备份和恢复数据，保证系统的安全。
3.2.2 采购管理主系统
　　对采购员信息、供应商信息和采购材料信息进行管理； 录入采购订单和查询采购订单信息，将定单信息通过短信平台发送给相应供应商，完成从供应商处购进货物并且签收订单的过程。在查询订单的时候可以根据采购员所属部门查询或根据日期查询。
3.2.3订单管理
　　申请采购时添加订单，对商品类型、商品名称、商品数量、数量单位、供应商进行录入，提出订单申请，申请完成后，由实验室主任进行审核，做出已审核确认，并向供应商发出订货通知。
3.2.4供应商管理
　　添加新的供应商，并对已有供应商信息进行管理，包括供应商名称、供应商地址、通讯方式等,给定相应权限可以对供应商信息进行查询、更新、删除等操作。其中最重要的必须录入供应商的手机信息，以便于通过实验室专门的短信平台将已审核订单发送到供应商手机上,这样供应商能及时按照需求信息发货至相关人员。
3.2.5到货管理
　　管理签订采购订单后的到货信息。对已审核并已发送给供应商订单进行实时的到货更新，签收订单，在系统中进行确认到货处理，到货处理后的订单信息会有蓝色到货标记。
3.2.6支付管理
　　对已到货订单，实时或者每定期的进行支付，管理支付的具体内容包括金额、时间、支付方式等。可以单独处理某一订单也可批量处理多个订单。已支付订单在系统内确认支付后，也会产生蓝色的付款标记。
3.2.7数据库设计
　　采购系统中共设计了8张表，包括采购订单表、供应商表、用户表_基础表、用户表_基础表_用户名和密码、用户表_基础表_用户其它信息等，其中采购订单表shop_order和供应商表shop_provider和用户表_基础表members是最重要的数据表.
4 系统设计时遇到的主要问题及解决方法
　　在传统的采购系统设计中，更多的偏重于采购信息的管理设计，一般设计人员只会考虑到信息的录入和管理，本系统设计时主要偏重于用户体验的设计。
4.1简约的页面设计
　　本系统设计时便于使用人员顺利进行过渡，采用了与传统纸质申购单一样的表现形式，遵循用户至上的设计理念，不给使用人员增加学习负担和使用负担。
　　例如在采购管理系统中，单击右侧的管理选项下目录选择添加订单，从添加订单主界面中选择商品类型，输入商品名称、商品规格、商品数量、数量单位和收货人，可一次填入多个订单，确认后点击“申请购买”完成订单申请，避免了传统设计中每次录入一条信息频繁切换页面增加工作量的现象。
　　

图 3 订单管理窗体

4.2用户至上的流程设计
　　在传统的采购系统设计中，所有使用人员只能从系统中了解一笔订单的流向，如果人不在机器旁就不知道目前是否有事情待办。比如在采购环节中经常会遇到以下问题：
　　申购人字迹潦草，采购人无法辨认；
　　申购人已经提交订单，但审批人不知道有待审批订单；
　　电话与供应商之间订货时报错或听错信息；
　　审批人已审批，但采购人不知道有订单处于待够状态；
　　审批人或采购人因工作原因不在岗位，无法办理采购；
　　采购人自送单后，就不知道订单处理状态，不停电话咨询采购员；
　　采购员有几份台帐，从纸质信息转为电子信息工作量大。
　　因此本系统设计时针对以上问题对采购流程做了诸多人性化的设计。　
　　首先，将台帐纳入到系统进行管理，将送交纸质申购单的过程改为在线填 写电子表单，此设计将原先需要由采购员一人完成的登记台帐工作合理分发给所有申购人一起完成，将采购员从繁琐的台帐工作中解放出来。
　　其次，充分使用手机短信连接不同阶段的不同相关处理人员。例如在申购时一旦订单提交，本系统设计自动给审批人发送手机提醒短信，告知“有单待批”；审批人审批后自动发送短信提醒采购人“有货待购”；订货环节中又将申购人的房间+办公电话+订货信息组合为一条短信发送到供应商手机，取代传统的电话订货，既减轻工作量，又节约电话费，同时信息可以准确传递，如果供应商对采购商品有疑问时可以直接跟申购人联系，给申购人和供应商搭建了点对点交流途径，使得采购信息传递更加精确。
　　另外，在页面设计中本系统将订单的审批、到货情况、结算情况分别用不同的小图标进行标示，红色标示未处理、绿色表示已完成，采购人可以看到自己的订单的扭转情况。在本系统的流程设计中供应商也不再送货给采购人，而是直接根据手机短信内容中地址送货给申购人，将验货环节交由最清楚商品使用的申购人处理，使得对于商品的验收更加透明开放，避免传统采购模式下信息沟通不畅造成的误会。

图4 订单查询窗体

5.小结
　　采购是每个单位都会碰到的问题，流程设计不合理，信息沟通不畅是采购环节的大问题，目前已有很多采购系统，但大多数采购系统不一定适合本单位的实际情况，本系统设计过程中，结合实验室人员多、地域分布广的特点，结合采购管理中存在的问题，优化采购的业务流程和管理模式，融入手机短信对流程进行催办，将采购流程设计的简洁明晰，是申购人随时随地可以进行申购、审批人随时随地可以监管，采购人轻松订货，供应商可以轻松配货，解决了各个环节中的难点，经过一年的实际运行得到了采购环节中所有人的一致认可，具有非常实用的价值。
参考文献：
.现代企业，2005（3）：48-50 本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/jsjlw/jisuanjiyingyong/241664.html