企业档案信息化工作的研究

摘　要：当今世界信息高度发达，作为企业要提高自身的竞争力，必须提高企业的信息管理。档案的信息管理工作是企业信息管理的重要部分，其为企业的工作人员带来众多的便利，同时提高了员工的工作效率，本文主要对企业档案信息管理的内涵、重要性以及在实施过程中所面临的困难加以探讨并提出相应的解决措施。

关键词：企业；档案信息化；管理
　　二十一世纪是一个信息发达的时代，各项工作、各项管理都和信息有着千丝万缕的联系，在这个竞争激烈的时代，追求的是高速度、高质量、高效率的工作。作为企业就更加的要提高管理质量和效率。那么信息化管理就应运而生，作为一个企业，重要的经济资源来自企业信息，同时信息化的管理在激烈的市场竞争中为企业贡献了巨大的力量。在我国加入WTO，与世界接轨之后，各个企业为了适应时代的要求而迅速的扑捉并掌握处理信息资源。因为是否能迅速准确的把握处理信息资源是作为企业参与国际竞争的关键因素。在企业的信息资源中，企业的档案管理是其中重要的一部分，而如何强化企业档案信息化管理,将企业档案信息资源融入企业的信息化建设中,最大限度地发挥企业档案信息资源的作用,是我们每个档案工作者都要认真思考的问题。
1、企业档案信息化的内涵以及建设的要求
　　所谓企业档案信息化，就是指企业在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行收集、管理、开发和提供利用服务。换句话说企业档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管、利用为重点向以档案数字化管理和企业档案信息实现高度共享为重点的转变过程。企业档案信息化的建设也就是利用数据库技术、数据压缩、高速扫描等等技术，将纸质的、声音的文件等传统的介质文件和已经归入档案保存的档案系统的组织成结构有序的档案信息库。
　　企业档案信息管理系统主要包括五个方面：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设。档案信息化建设的前提是文档一体化，所谓的文档一体化就是要求把档案信息化建设纳入办公自动化的框架中，并且与办公自动化保持一致，同步进行。尽管在现实中电子文件已经占据重要的位置，在日常工作生活中广泛的应用，但是它还是不能够取代纸质文件的重要地位。为了保证电子档案的准确性以及安全性，我们必须要确保网络的安全，保证档案信息的安全保密，对访问的对象设置权限等。另外还要保证计算机系统运行的安全，采取正确的防范措施，例如安装防火墙和实时更新杀毒软件，并且对归档的信息进行定期备份等。
2、企业档案信息管理建设的必然趋势与迫切性与重要意义
　　企业档案信息化管理是指运用现代科学技术手段,对企业档案的信息资源有序整理,对档案信息数据库开发建设,对档案人才队伍建设等,以促进企业档案信息资源的开发利用。
  （1）在信息发达的新世纪，企业档案的信息化管理是一种必然趋势
  企业档案信息化的管理是顺应时代的需要而产生的，是适应国家、政府信息化建设发展的需要。面临世界经济的迅速发展和社会发展的总趋势，党中央、国务院提出要在未来的五年内，把国民经济及和社会信息化的发展放在优先位置，用信息化打动工业化，实现经济结构和产业结构的优化升级，实现生产力的跨越式发展，加速国家现代化的发展步伐。在2000年12月召开的全国政府系统信息化建设工作会议上,政府又提出用三至五年的时间初步建立以“三网一库”为基本架构的我国政府系统信息化的枢纽框架,即政府机关内部的办公业务网;中央和地方府及部门间的办公业务资源网;以因特网为依托的政府公众信息网;政府系统共建共享的电子信息资料库。由此可见，国家、政府信息资源都将档案信息资源作为重要的组成部分，为了适应国家、政府信息化的循序发展，企业档案只有改变现有的管理模式，向信息化管理方向发展。现代的企业是属于信息的企业，从工业时代进入到信息时代，所有的企业信息处理者都必须更快的适应信息化的要求，必须要迅速准确的掌握信息拟定计划，作出协调、控制和决策，企业经营管理主要就是依赖信息，信息与企业息息相关，企业一旦离开信息将无法运行。而信息化的管理则会使企业现有的档案资源以更有条理，在使用的时候也会更加的简便快捷，为企业之间和企业与用户之间提供了更好的沟通桥梁。例如，现在许多城市企业在网络上推出本企业的档案信息网站。通过网站描述企业的业务、产品，表彰企业的先进人物等等。众多高校也纷纷建立本校的网上信息平台，介绍本校的精神文明建设情况、展示精神面貌。各种各样的企业通过网站窗口更加方便快捷的展示本企业精神，广大的用户群体可以自行的查询了解企业以及企业的档案信息，企业通过四通八达的网络和小小的电脑荧光屏，树立起自己的品牌，为企业赢得可观的效益。企业的信息化管理是促进企业档案信息化管理的前提。企业档案的信息化管理将更大地促进企业经济建设的发展。
  （2）企业档案信息管理的迫切性与重要意义
  当今世界的竞争是信息技术的竞争，而在企业的竞争中，提高企业竞争力的关键就是实现档案管理信息化。随着信息网络的高速发展，企业面临的是全球化、数字化、信息化、数字化的变革，企业的竞争力和企业的信息化程度密切相关。档案信息化是现代企业生存和发展的必然选择。在高度发达的信息时代，企业要实现从粗放型管理向集约型管理的转变，就务必把信息资源的开发和管理作为重中之重。在业务活动和各管理环节广泛应用信息技术，规范企业内外联系中的信息流程，充分发挥信息技术和信息网络的作用。企业档案的信息化管理为企业节省了大量的人力物力财力，提高了工作效率。传统的档案管理工作中，主要采用的是手工操作，工作任务重且效率低。在实现信息化的档案管理具有自动性、时效性。数据可以高频率运用，可以在档案管理部门内部进行数据共享；数据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表和档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录等；档案库中的信息形成报表，通过计算机进行处理。档案管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和整理工作，提高档案管理部门
的工作效率。另外，与传统的检索方式的相比，档案的信息管理能够节约更多的时间和人力，能迅速的在档案中 检索到所需要的档案信息。这样可以更加有效地为企业的各个部门服务，为企业的员工查询资料时提供方便，提高工作效率。同时档案资料的电子化更便于员工的二次开发和利用，提高企业整体的工作效率和市场竞争力，使档案管理部门的职能不再单纯是档案的保管，而是企业内部的信息中心。
3、企业档案信息化存在的问题以及对策
　　目前，档案信息化建设已经放在突出的位置，得到高度重视，虽然已经在广大企业中得到广泛的应用，但是这只是局限于政务公开、民生档案建设等层面。众多的中小型企业对档案的信息化建设工作不够重视，致使发展呈现极度不平衡的状态，这种现象不容忽略。下面我们针对在企业档案信息管理过程中出现的问题而提出一些解决的方法。
　　3.1企业档案信息化工作中存在的问题
　　（1）领导不够重视，对档案信息管理缺乏长远的规划。一项政策的大力推广与领导的重视成都市密不可分的，目前大部分中小型企业的领导们尚未意识到企业档案信息管理的重要性，在政策上不予推广，在行动上不予经费的支持而导致档案信息化建设工作开展的困难。这主要源于这些领导人的档案信息管理的思想意识相对薄弱，不少人缺乏档案信息化得相关知识，会单纯的以为把档案资料输入电脑就实现了档案信息化管理。为了实现企业管理的更加有条理，透明度更高，必须正视档案信息化管理。但是往往由于领导的不加以高度重视，在档案信息化管理过程中员工的态度会较为松懈，思想观念不能得到更好的解放，所以会在管理的过程中出现很多弊端。只有领导加强重视，普及员工信息化知识，消除偏见，提高学习以及信息管理的主动性。由于我国许多企业尚未完全进入到信息化时代，没有建立起完善的现代企业管理制度，对本企业的发展战略缺乏深刻的认识，因此在推进企业档案信息管理工作的时候难度较大。导致不能更好的在这方面做好总体规划，这就直接影响到企业档案信息管理工作的质量与效率。
　　（2）硬件设备落后，操作人员素质不达标，电子文档管理不完善
　　档案信息管理是一项新的工程，众多企业尚未真正体会到它所能带来的效益。所以在推广的过程中不能够正视档案信息管理的重要性，会在硬件设备的使用方面不够重视，使用原有的计算机操作，在系统操作方面会出现许多不必要的麻烦，从而造成使用时的困难，甚至会造成数据的丢失。另外在人员操作方面，不能够正确的聘用专业人员，致使操作管理的人员素质不能适应需要。有许多档案管理者知识通过一些简单的上岗培训，对电子档案并无深入学习，对档案的信息掌握不够准确，这样就更加不利于档案信息化工作的实施。此外，这些因素会使电子文档的管理不够完善，例如：由于管理人员的水平有限，他们会在整理档案的时候没有一个清晰的思路框架，甚至有的员工把文件只存本机，造成档案的不完整，造成查找不便利。
　　3.2企业档案信息管理对策
　　（1）加强领导对档案信息化建设的重视。企业领导应认识档案信息化建设的重要性，其目的在于提高企业领导的决策和管理水平，并且应认识到建设一支档案信息化人才队伍是企业档案自动化的客观要求，同时，加大力度推广档案信息化建设，为全体员工普及信息化的重要性，号召全体员工积极配合。使档案信息管理工作开展的更加便利，以达到提高工作效率，赢得高质量、高水平工作的目的。
　　（2）重视档案信息管理，加大投入力度，更新硬件设备，建立完善的安全保密管理制度，规范档案信息化管理标准，培养高素质的档案管理专业人员。档案管理的服务群体是广大的，为了实现其精确度、保证效率性，档案管理部门要尽可能多地开发有效档案信息，以保证档案信息的充分利用，以便于档案信息能更好的服务于广大群体。然而，信息的开放性和安全性是一对难以调和的矛盾，为此必须做好电子档案的保密工作，同时又能更有效地为广大群体所服务。
　　与传统的档案管理相比较，精确性、时效性和简易性是档案信息化三大特性，这些在很大程度上能更好的服务于用户。这就要求档案数据库中信息的存储与呈现实现标准化与规范化，避免出现档案信息的重复开发和利用效率不高的问题，从而进一步实现档案信息资源共享。档案信息化建设是一项专业性很强的工作，它需要专业的管理人员，这些人员要有着强烈的责任感，还要对信息数据有一定的敏感性，具备扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能，全面了解档案信息管理里方面的法律、法规知识。因此绝对不能忽略企业档案信息管理的人员选择。
　　总之，企业档案管理信息化建设不是一蹴而就的，需要企业各部门之间的相互协调，需企业的领导在理论实践上、管理等方面的高度重视。企业应该根据根据本企业的实际情况来优化档案信息管理的硬件，充分发挥专业技术人员等各方面的优势，以促进档案管理信息化建设的快速发展，更有效地提高档案信息系统的工作效率，为企业的可持续发展提供可靠的信息保障。
参考文献：
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