利用信息化提高档案管理水平

摘　要：档案管理归根结底是信息资源的管理，随着信息技术的快速发展，利用现代信息手段提高档案管理水平课题摆在我们面前，档案管理信息化、数字化、自动化建设势在必行。本文分析了信息化条件下，档案管理的信息化建设问题，以及档案管理的信息化建设意义，特点、举措和主要任务。

关键词：档案管理；信息化；网络；数字化
1、前沿
　　当今社会，信息化已经贯穿于社会发展的各个领域。信息技术在人们生活中扮演着更加重要的角色。档案管理建设也逐步走向现代化、信息化，十七大报告中明确指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”。中国已经将信息化建设列为国民经济和社会发展的首要内容。信息技术以它神奇的速度迅速普及开来，渗透到人们生活的方方面，在经济高速发展的今天，走信息发展道路是现代社会中的人们遇到的机遇和面临的挑战，信息共享方式发生了根本改变，利用现代计算机信息系统进行数据共享，已成为一种主流的信息获取途径，在这种大背景下，传统的档案管理模式迎来了新的挑战，为此利用现代计算机信息化手段提高档案管理水平势在必行，现代信息化网络为我们提供丰富的档案资源共享，让我们足不出户就能查找到我们需要的信息。
2、档案管理信息化建设意义
　　档案管理的信息化、网络化可以给管理运营着、管理者带来显而易现的效果和收益。
　　对于运营者的意义：
（1）提高整个部门的工作效率
　　运营者可以从繁殖、琐碎的手工管理解脱出来，将档案目录电子化管理替代手工管理，将重点工作转移到档案材料收集、档案编制工作中去。极大的提高了工作效率。
（2）提高整个部门的技术水平
　　企业的信息化是整个社会的发展趋势，社会的各个领域都投入了很多的大量的财力、物力、时间，只有实现档案管理的信息化，才能适应不段变化的外部环境。
（3）有效的进行档案的收集工作
　　档案的收集、分类、整编需要管理人员付出大量的手工劳动，信息化技术为此提供了完备的管理平台，开发了良好的管理工具提供管理人员使用，实现档案的自动化管理。
（4）有效的为科研服务
　　档案的信息化，将档案信息存放在共享平台中，利用现代计算机技术实现网络共享，科研人员通过终端实现信息的检索、查阅、打印，提供了工作效率，同时信息的电子化更有利于科研工作者再次利用。
（5）部门职能变保管为服务
　　档案管理信息化以后，公司的内控文档、研发文档、人事文档等可以在网络上方便浏览（授予相关的访问权限），为公司领导和员工提供便捷的服务，这样档案管理人员可以将工作从档案保管到档案收集，整编上来。
　　对档案管理者的意义：
（1）档案管理不再耗费大量时间和精力
　　档案管理者手工收集、整理档案文件数据量大，工作复杂、效率低，实现档案管理信息化后，又档案管理系统进行管理，提高了管理者的工作效率，并且数据只需一次录入，可以永久利用，同时可以很好的共享到世界各地。
　　管理者能够利用信息系统实现自动化、网络化的管理如编制汇总表、分类报表等。自动统计档案信息、形成相关报表，这些工作都有计算机系统完成，替代了以前的手工方式，提高了管理人员的工作效率。
（2）检索查询更为方便
　　传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。
　　提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。
　　提供网上查询手段：公司内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。
　　传统的信息查阅方式：档案管理者在书目中超找所需档案，然后到书库中查找指定的文档材料，费时、费力，实现档案管理的信息化后，档案的检索、查询更加方便快捷，只需要通过网络在自己的计算机上实现实时查询，在空间、时间上更加便捷、方便。
（3）档案的查借阅工作更加可控。
　　 传统的档案查借阅多为手工为主，效率低、容易出错，档案管理实现信自化后，档案的查借阅采用计算机系统管理，对档案的催还实现自动化管理，实现自动催还提醒。
3、档案管理信息化的特点
　　3.1信息存取实现自动化，将信息技术应用于档案管理中，使纸质数据电子化，数字化，实现了档案信息的自动化，提高了档案管理效率。
　　3.2智能化开发档案资源。利用信息技术取代传统的档案管理工作，使得管理者不用再花费大量的时间和精力重复原理琐碎、简单、重复的体力和脑力活动，管理者的精力和时间可以放在档案信息资源的复杂的、更高水平的、深层次的档案资源开发上来（智能开发），进行系统精炼信息的加工上，不段满足不同层次、不同角度的读者需求。
　　3.3信息资源的共享。二十一世纪已经步入信息共享时代，网络技术的发展和因特网的普及使得信息获取、传递成为现实，人们可以世界各个角落利用现代计算机技术访问数字资源，为此，档案信息管理系统、数据档案馆应用而生，随着社会发展、计算机技术的普及，档案信息共享、查阅、检索已经成为现实。
　　3.4档案信息服务的社会化。档案信息化的最终目标是实现档案信息社会化，服务广大读者。推进信息化的的目的是建立信息基础设施和信息共享平台，实现信息的差异化服务和信息利用中的社会水平，档案信息化同样具有这一特点。
4、推进档案信息化建设的举措
　　档案管理现代化、信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化，管理手段的现代化和保护技术的现代化主要是采用计算机及其配套设备，计算机及其相关设备，保护技术的现代化，主要是档案存储·环境控制档案存储载体更新改造的科学化。要加快档案管理现代化、信息化的建设，主要做好几方面的工作。　　
　　档案管理的信息化、数字化核心是以计算机网络和计算机软件技术为依托，对传统纸质档案进行科学化改造，实现档案管理的现代化、信息化、数字化主要要做好如下几方面的工作：
　　4.1加强领导提高认识，强化用户需求管理。用户需求分析是计算机管软件系统中第一个环节，也是最重要的环节之一 ， 需求分析的数据，来源于不同 层次的管理者，科研人员、普通读者，每位读者的知识水平不尽相同，这就要求我们对各种需求进行筛选、归来、总结把握好用户需求的尺度，高效的管理用户需求，形成用户需求规格说明书。
　　4.2建立良好的数据模型，数据模型是软件工程中最底层、最基础的工作，设计良好的数据模型能够给系统灵活性、扩展性提供有效的数据支撑，以适应不段变化的业务需求。目前业界普遍采用的数据库软件是微软公司的SQL SERVER 和甲骨文公司的ORACLE.,该软件在稳定行、安全性、扩展性、灵活性都领先于其他厂商的产品。
　　4.3对档案系统进行合规姓测试，全面系统的根据用户需求规则说明书进行合规性测试，保证系统能满足用户需求以及软件压力测试，满足多用户的同时共享查阅需求。
5、档案信息化建设的主要任务
　　档案信息化建设的主要任务有以下几点：
　　（1）以档案信息管理系统的推广应用为基础，以“数字档案馆”和“电子文件管理系统”的研制为重点，加强档案管理应用系统的建设。
　　（2）以馆藏档案的数字化为基础，以电子文件的归档管理为重点，加强档案信息资源的建设。
　　（3）以档案专业人才，计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，加强档案信息资源管理专门人才队伍建设。
参考文献：
[1]杨艳.现代档案管理基础  机械工业出版社，2007.1
[2]刘艳 我国档案信息化建设的意义，要气及路径选择，山东社会科学院，2008.9
[3]胡生龙 如何加快企业档案信息化建设进程 北京档案 2003.10 本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/jsjlw/jisuanjiyingyong/242809.html