浅谈电子档案的法律效力问题

摘　要：电子档案出现伊始，由于其本身的特点，在一定层面上决定它的法律效力受到了质疑。本文认为电子档案要发挥其凭证作用与法律效力，就要保证其具有原始性与真实性，并从技术、法律、制度等三个方面来保障。

关键词：电子档案 原始性与真实性 法律效力
　　随着因特网技术的迅猛发展，电子文件已在全球范围内广泛应用，并且涉及政府、企业、高校、科研机构、技术部门等各个行业。电子档案在越来越受到关注的同时，对传统的纸质档案造成了很大的冲击。数字化背景下产生的电子档案，与传统的纸质档案之间在反映档案的原始性、服务利用和法律效力等方面存在着种种差异。信息技术的发展给人们的工作和生活带来极大便利的同时，也隐藏着巨大的危机和隐患。如何运用法律手段保护电子档案的原始性与真实性，发挥其凭证作用和法律效力，成为了档案管理工作的一个重要课题。
　　1、质疑电子档案法律效力的原因
　　纸质档案之所以具有法律效力，是因为它原件易分辨，不易更改，即具有原始性和真实性特点。然而当档案进入网络后，面对新载体、新技术，电子文件的凭证作用以及它的原始性、真实性受到了人们的质疑。
　　1.1电子档案的原始性难以确认
　　电子档案的承载者是电磁介质，其记录的内容不但肉眼看不到，而且凭人的思维也很难解读，只有在经过一系列的处理程序后通过屏幕显示或打印机打印后才能为人识别。从这个意义上说，档案通过网络传递的仅是档案信息，用户得到的不是档案原件，而是复制品。而通过网络传递的任何一份档案，都可以说是原件或复制件，这就是由于其易更改、易复制从而使档案的原始性难以确定。
　　1.2 电子档案真实性安全性难以保障
　　档案的真实性是作为凭证作用的基本条件。纸质档案的信息与载体是合二为一的，在形成过程中有其本身的历史印记，如有丝毫的破坏、改动，都能辨别出来。因此在法律上具有不容置疑的凭证作用和法律证据价值。而电子档案信息在网络中传输时，信息与载体相互分离，使档案具有可变性、不可控性，且具有流动性与虚拟性等特点，使得电子档案的真实性、安全性难以保障。由此造成目前在许多诉讼案件中，电子档案不能做为独立证据证明待证事实，证明力远远不如纸质档案，也是影响电子档案凭证价值的重要因素。
　　1.3 电子档案容易受到多种因素的影响
　　电子档案的产生过程受到一系列因素的影响，其错误的原因是多方面的：既有人为因素、环境因素，也有机器本身的问题，这些因素都可使档案信息内容更改，却又不易察觉、识破。就人为因素而言，判断是操作失误还是故意所为就显得尤为困难。诸如此类，这些因素影响电子档案的真实性、客观性，也必然影响到电子档案的法律效力。
　　2、提高电子档案法律效力，为发挥其凭证作用创造条件
　　2.1 提高电子档案证据力的法律地位
　　电子档案的法律效力主要是指电子档案作为证据是否具有证据效力，以及具有什么样的证据效力。在我国司法实践中，判断证据力的强弱是有一定规律可循的。最高法院《关于民事经济审判方式改革问题的若干规定》的司法解释中，对于各类证据证明力的强弱做了以下规定，“①物证、历史档案、鉴定结论、勘验笔录或者经过公正、登记的书证，其证明力一般高于其他书证、视听资料和证人证言。②证人提供的对与其有亲属关系或者其他密切关系的一方当事人有利的证言，其证明力低于其他证人证言。③原始证据的证明力大于传来证据。④对证人的智力状况、品德、知识、经验、法律意识和专业技能等进行综合分析”。其电子档案被列为了“视听资料”中，电子档案作为“间接证据”的弱势地位很不利于发挥其凭证作用。因此，立法部门应将电子档案单独立法或在司法解释中明确加以规定，使电子档案与纸质档案一样成为直接证据。
　　2.2 做好电子档案管理基础性工作，提高电子档案证明力。
　　纸质档案之所以具有很强的证明力，是因为文件上保留着真切的历史标记，有些文件材料是当事人的亲笔手稿，不少文件上留有有关机关和个人的亲笔签署、批示或印信等。所以原始纸质档案是确凿的历史凭证。电子档案要提高证明力，就要做好电子档案管理的基础性工作，从档案的源头抓起，对电子档案的形成、整理、鉴定、利用等各个环节实行全程控制，确保电子档案的原始性、真实性、完整性。因为电子档案的关联性、合法性和客观性是电子档案具有证明力的基本条件。
　　2.3 提高电子档案的利用率。
　　提高电子档案的利用率，首先要明确电子档案的法律效力，使其具有较高的证明力，只有这样才能被人们所认同，才能发挥电子档案的凭证作用。利用是档案工作者最终目和动力源泉，是体现电子档案凭证价值的直接手段，没有利用，电子档案管理工作就失去了意义。因此，电子档案的利用率是关键，电子档案的法律效力是利用的前提。
　　2.4 多措并举，保护电子档案的原始性和真实性
　　除了采取设立防火墙、存取权限控制、数字时间印章法等技术措施外，还要对电子文件从开始制作、修改，到签阅、传递等整个工作环节进行监控。同时，制定相应的法律法规，解决技术手段解决不了的问题。通过这些措施，应当能够保障电子档案的原始凭证作用和法律效力。
　　（1）技术是保障电子档案原始性和有效性的基本手段
　　如果没有安全技术，电子档案的原始性就很难保证，法律效力就会受到质疑。防火墙技术、存取权限控制技术和数字时间印章法是目前应用最多的技术手段。就“数字时间印章法”而言，他可以比较有效地保证电子档案的原始性和真实性。如电子档案被修改或删除，那么该档案生成的时间也会随之改变，这样就会与移交档案时生成的时间不同而被察觉。以此来保证电子档案的原始性、有效性。然而，目前还没有那一种安全技术手段能保证永远不被破解，随着电子技术的飞速发展，解密与加密，保护与反保护技术也在不断发展。要想找到一种永久的安全技术手段，还需一个漫长的过程。
　　（2）法律是确认电子档案真实性、有效性的最佳途径。
　　保证电子档案真实性、有效性的途径有：①电子档案的法律效力，用法律形式加以明确。从理论上说，电子档案具有法律效力是毫无疑问的，因为电子档案具有作为法律证据的可采性，同时也具有作为法律证据的证明力。②将维护电子档案的原始性和真实性，纳 入档案馆（室）的法定责任和义务之中。③规范电子档案的制作、保管、利用，并纳入法制化轨道，保证电子档案的真实性、安全性、有效性。
　　（3）严格的制度是保证电子档案原始性、真实性的重要举措。
　　由于电子档案具有的易改性、可分离性等特点，需要建立从电子文件生成到终结，覆盖整个生命周期的各项制度。使电子档案的管理制度化、规范化。严格的制度、标准的体系、科学的管理是电子档案真实性、有效性的保障。因此，理顺电子档案管理的体制机制，为确保电子档案的真实、完整、可靠和可用提供制度上的保证。
　　目前，我国还没有一套从电子档案管理内容、管理手段、管理范围与管理水平相适应的完整的保障体系。保障电子档案的原始性、真实性、有效性，将是我们档案工作者长期的任务。
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