ERP物资系统在煤炭企业中的应用及影响

摘　要：摘要：物资供应管理，就是对企业生产过程中所需各种物资的采购、储备、使用等物流环节进行计划、组织和控制。传统的物资供应管理模式已不适应现代企业生产经营的要求。在目前市场竞争日益激烈的环境下，企业为了赢得市场竞争优势，就必须加强物流、信息流、资金流的动态管理，引进先进的ERP管理系统，使企业管理更加规范。

关键词：关键词：ER；管理系统 ；物资供应； 应用

中图分类号：TP39    文献标识码：A    文章编号：
    ERP实施前，神华宁夏煤业集团物资管理模式：物资分散管理、集采自采并存，这种管理模式下，导致不能有效利用库存、重复采购，造成人员上、资金上很大的浪费。具体表现在以下几方面：
    1.需求计划性较差,临时计划与紧急计划太多。
    2.采购订单的价格与市场脱节，缺少合理的价格监督机制。为使采购价格与市场价格接近，宁煤集团专门成立了价格信息部负责搜集市场信息，对物料的市场价格进行监控，综合考虑市场因素制定采购限价。
    3.采购合同执行情况的跟踪、监控不能到位。手工处理下难以实现对每份采购合同的实际交货数量、交货日期、交货质量等有一套系统完整的记录、统计，更难将此作为考核供应商及采购员的主要依据。
    4.物资入库不准确，不能真实反映应付款的实际情况。出现材料入库使用了，还不能及时办理验收手续，因为生产紧急需要，导致应付款借方余额增加。
    5.仓库管理者承担部分材料成本核算工作，工作量大，不能保证库存信息的准确性。
    6.库存信息不准确，库存管理缺少数据分析。由于长期积压，物料存储量大，盘点周期太长，只能每半年盘一次，难以保证账物相符，计划员及保管员有时需要亲自到仓库清点才能确定准确的库存量，库存分析表仅限于每年的两次库存盘点表。
    ERP的实施后对宁煤物资管理进行变革：根据ERP项目的整体实施计划，物资管理子系统建设完成了神华宁夏煤业集团的物资管理从计划的申报和审核、采购价格控制和供应商范围确定、供应商报价和比质比价评选、合同申报和审核、物资监制监造过程、物资到货质检、仓储入出库管理、物资配送、财务付款和结算的一体化运行机制，实现神华宁夏煤业集团公司物资管理的“统一管理、统一采购、统一储备、统一配送、统一结算”的目标，实现战略采购，实施集中配送，建立物资的安全储备，与外部供应商代储物资共享和集成，实现物流、资金流、信息流、业务流的集成和统一，加强过程监控，提升采购业务的决策水平。
    为更好使ERP管理思想与物资采购管理业务完美结合，使管理达到最佳实践，宁煤在实施ERP的过程中重点做了以下工作：
    1. 善管理组织机构与制度
    (1)实施“一把手”工程，同时遵循先基础管理，再“整体规划，分步实施”的指导下走从局部信息化到全部门信息化的路线，实行边实施边优化管理的原则。
    (2)完善制度和规范业务流程，规范原始信息及信息传递渠道。严肃基础信息的采集真实性、准确性，建立规范化的数据采集、录入制度，确保数据采集的高效、真实统一。从制度和流程上，对期初静态数据、动态数据及主数据和信息进行规范，并制定严格、精细的标准。
    (3)不定期收集各部门使用中出现的问题，通过腾讯通上报，及时解决。
    (4)加强对相关人员进行ERP系统的使用和维护知识培训，加强各部门员工的沟通和交流。
    2. 加强物料主管部门的素质建设
    物料的信息的准确与否，是系统运行是否顺畅的基础保障。为规范数据，提高数据的质量，宁煤专门从各单位抽调数据经验丰富的人员成立了数据组、编码审核委员会，实现层层把关，逐级审核，审核后的数据，为减少人为错误，我们使用专门的数据导入工具将审核通过后的数据导入系统。
    3. 严格物料需求计划管理
    在ERP系统中，我们严格按照生产单位上报的需求计划实施采购，所有采购物料的品种及数量由集团公司物资计划管理部门统一批复并下达采购计划。没有需求计划，任何单位和部门不允许实施采购，使计划、采购、管理职责清晰，最大程度地减少了人为干预，体现了物资采购计划的严肃性，形成了从计划采购到采购入库全过程的计算机监控，真正实现了计划与采购职能部门的彻底剥离。
    4. 加强采购订单的监控
    采购订单在系统中形成后，相关业务部门可以利用采购订单查询功能对订单进行跟踪。通过不同物料或供应商的采购订单编号查询订单的执行情况，如批准是否通过、是否收货、是否匹配发票等，通过的报表查看已到货未付款的订单等，通过显示采购订单完成情况报表的开发，提供系统外对采购员进行采购数量和质量的考核依据，实时监控采购合同的执行情况，有效的管控采购过程。
    5. 在保证货源充足的前提下，将存储模式最优化
    现有的仓储中心已不能适应这种管理模式，宁东大型仓储配送中心正在筹建中。由物资公司统一指定仓库存放，并根据实际情况在设立分点的仓储方式，分点的物资由物资公司统一管理。在这种模式下，要求基本上每一种生产物资都有2-3家供应商供货，保证了物资来源充足，缩短了供应商的供货时限，减少了供应商的配送成本。
    ERP实施后的解决方案：在ERP系统中，对所有物料名称进行统一编码，物料按主组织进行分配和管理；对采购、验收、入库、发料等业务流程各个环节的业务人员在使用过程中，有问题可以提交集团编码委，由他们统一修改，确保数据的唯一性，对流程中各个环节的事务处理在系统内预先设置好会计科目，随着业务操作的完成，系统自动带出会计信息。
    ERP上线后，集团公司基于ERP系统，充分发挥系统功能，挖掘系统潜力，开展了各种业务改革，包括推行集中库存、集中主数据的管理，实行网上招标管理，从而提高了生产力、降低成本、实现了更有效的采购，集团公司在物资供应管理方面发生了巨大变化。
    1. 仓库管理井然有序，数据高度共享
    1.1 取消手工台帐，大大提高工作效率。物资管理部门在业务发生时，由业务人员直接输入数据，实现无纸化作业，减少了因人工登记与汇总的错误，提高了工作效率。
    1.2 查询与统计分析得到极大的改观。业务人员一将数据录入系统，物资的信息流就同时产生，非业务人员与管理人员就可以通过智能分析系统及时查询物资的收、发、存等信息，并对各种信息进行详细的统计分析，及时的发现和改正物资管理中存在的各种问题，为物资管理提供及时的决策信息供领导者参考。
    1.3 数据高度共享，财务部门可以实时获取物资部 门的数据。以往仓库和财务都是独立计帐，到了月底，财务人员必须和仓库的核算人员核对报表和单据，这一工作数据量大，需要大量的时间与精力，并且常常会发生一些错误，这样既影响报表质量，推迟报表时间，还不能及时提供供领导决定的分析资料，实行ERP后，物资数据高度共享，录入数据的同时，物资的物流、信息流、资金流高度集成，使企业的物流与财务实现无缝连接，使得财务凭证、账簿和报表自动生成，大大的提高了财务的质量，加快了报表上报速度，提高了报表的准确度。
    1. 计划管理实现全过程控制。物资描述更加规范。在以往的物资采购中，经常因物资描述的不规范造成重复采购，从而造成许多不必要的积压。实行ERP后，按照统一的编码体系对所有物资进行编码，各二级生产单位在申报需求计划时，对物资必须写清物资编码与物资描述，由计划部审核后，物资公司采购部统一下达采购订单。
    2. 物资需求计划更加规范合理。以往各二级单位申报需求计划时，只能根据以往积累的经验或者到仓库现场去查看实物情况，来确定需求数量，这样花费时间长、精力大还容易出差错，实行ERP后，物资公司可根据平衡利库工作台查询库存，利用库存，大大减少了重复报计划、物资重复采购情况。
    3. 对已下达的采购订单进行实时监控与考核。实行ERP后，通过各种ERP报表及智能分析系统等途径，及时了解合同的履约率、交货期、价格，对每份合同的执行情况进行全面跟踪、监控，并根据结果采取不同的采购政策。
    4. 采购价格明了，采购渠道多样化
    1.1 采购价格明了。加强物资采购价格的管理，是降低集团采购成本、提高经济效益、防止资产流失、从源头上预防和治理腐败的一项重要举措。实行ERP后，采购价格进一步明了，各级管理部门均能了解与督促各种物资的采购价格。
    1．2 采购部门全面参与，全力控制采购成本。从2009年ERP上线以来，每个采购人员均感觉到了压力。采购人员不仅要了解采购物料的技术参数，又要对所采购物料进行货比三家，以低价优质购回生产急需物资。
    由以上分析得出，集团公司物资供应管理ERP系统存在的不足和今后改进的方向
   （1）由于公司物资品种的多样性，系统消耗数据有限（历史数据周期太短），不能确定合适的备件消耗定额和安全储备定额，因此合理安排储备，有效利用库存还需要人为来干预控制。
   （2）集团公司价格管理部门力量较弱，主要价格信息来自于业务部门、系统历史数据。在价格管理方向还需要积累数据和经验，以发挥ERP系统强大的价格控制功能。
   （3）如何充分利用数据，建立员工绩效评估体系，有待进一点完善。
    要使ERP系统真正的发挥其最大效益，还需要我们的领导和广大员工持续的关注和努力，充分挖掘ERP系统的潜能，实现业务变革

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