简论机电设备招投标信息化管理的设计与实现

摘要：随着我国信息化的发展，信息化管理技术应该在各行各业得到比较广泛的应用。在机电设备招投标管理当中传统的手工操作的方式已经不能适应市场需求和超大量分析工作的需求，成为制约机电设备招投标管理的重要阻碍。而信息化管理借助于各种管理软件，能够轻易的实现数据存贮和分析的工作，能够解决招投标管理中数据效率、准确性、客观性等关键性的问题，因此信息化管理是提高机电设备招投标管理水平、适应信息化发展需要的必由之路。本文主要分析机电设备信息化管理的必然性，以及如何构建信息化管理系统。
　　关键词：招投标；信息化管理；设计

　　招投标信息化管理从本质上讲，是采用计算机智能模拟技术，以计算机、电子大屏幕模屏等硬件为依托，以网络传输为媒介，以计算机信息软件的智能管理为途径的现代化管理方法。随着电子计算机和互联网技术在我国的快速发展，信息化已经成为我国经济发展的一个重要的发展方向。而招投标活动则是伴随我国经济快速发展而兴起的一种重要的市场经济行为，在其发展过程中不可避免的要受到经济信息化发展的影响，加上招投标管理信息化对于解决当前招投标管理中的一些痼疾上的作用，如何促进招投标管理的信息化成为当前经济学界关注的热点话题。研究这一课题，对于明确为什么机电设备要走上信息化管理的道路，如何设计机电设备的招投标管理信息系统具有重要的意义。
　　1 机电设备招投标信息化管理的必然性
　　之所以要强调信息化管理是提高机电设备招投标管理水平的必有之路不是凭空无据的，而是有其必然性的，主要表现在以下两个方面：
　　1.1 传统招投标管理中的弊端迫切需要实行信息化管理
　　当前在各单位的招标管理当中主要是有专门人负责完成，机电设备招投标管理也是如此，且由于机电设备的招标管理并非是一种长期的、重复的经济行为，因此各单位也没有建立起完善的招投标管理制度，招投标程序不公开、监督工作不透明，造成机电设备的招投标管理效率低下。与此同时，随着市场经济的发展机电设备的招投标市场信息量越来越大、数据来源更多，传统招投标表格、单据等形式的信息存贮形式极易丢失，而在具体的信息加工与数据处理工作的手工处理也存在效率低、缺乏准确性和客观性的问题，而且各单位之间招投标信息不能实现内部共享。而借助于计算机信息化处理系统，则可以轻易解决这些问题，在信息化管理系统中数据库可以永久性存储有关招投标的各类信息和数据，且一般是多备份和多硬盘存贮，因此资料和数据丢失的几率很小。而且信息化管理系统一般采用标准化程式进行数据分析，所有的分析不仅非常迅速，而且能够排除主观因素的因素，使分析结果客观性和可靠性大为增加，并且借助与企业的内部网络系统能够实现信息共享。
　　1.2 经济信息化要求机电设备招投标管理必须走上信息化管理之路
　　随着计算机和互联网技术的发展，“信息高速公路”、“互联网”等深刻改变着这个世界的时空概念和行为方式。借助于快速发展的计算机网络，以数据库为基础的各种管理信息化系统被广泛的应用于各种经济活动中，在信息化的大潮之下机电设备的招投标管理只有适应这种环境的变化，自觉将机电设备招投标管理与信息化发展结合起来，走上信息化发展的道路，是今后发展的必然趋势。
　　2 机电设备招投标信息化管理系统的设计与实现
　　机电设备招投标信息化管理系统设计要充分考虑到机电设备招投标管理的特点，综合考虑招标、投标、开标、评标、中标的全过程，能够满足招标项目、招标设备、招标人、投标人等信息的存储、分析要求，基于此设计如下：
　　2.1 机电设备招投标信息化管理系统机构和功能
　　在本设计当中选有的一个星形拓扑结构的局域网结构，服务器系统选有的是windows xp server。基本设计是在机电设备招投标管理部门设立服务器，在各个部门设立服务站，工作站计算机上施工windows xp prefessio，使用c/s的局域网结构。其中服务器中运用数据库技术开发机电设备招投标管理信息库，主要是为个部门的工作站和对外提供相关数据录入、管理服务。在内部使用当中使用的是iis作为本地网络web服务，利用密钥口令控制系统内客户的web浏览功能。此外根据需要还可以配备语音服务器和电子邮箱，将这些功能与internet，利用internet实现拨号通话和邮件通知等功能，并实现系统内招标项目的及时发布。具体结构如下图：

　　按照上述结构设计本系统主要实现两大功能，也就是几点招投标管理的主流程功能和辅助功能。
　　第一，机电招投标管理的主流程管理，主要包括招投标项目审查、等级、手里、发布招标公告、售标书、自动生成评标委员会，接受投标、评标委员会评标、开标、发布中标通知、收退费和投诉建议。主流程的所有程序都是带有顺序性的，只有在前面的项目完成以后后面功能才会开启，且在招投标过程中所有功能不能回拨，且数据修改必须要经过管理员同意，且修改记录不能删除。
　　第二，辅助流程管理功能，主要包括有关机电设备招投标信息的查询，统计汇总各类数据表，专家库和数据库的维护和管理，客户端口令及操作权限的设计和相应数据维护。
　　第三，将不履行承诺的投标人或不良行为能够进行自动甄别，并将结果通过编辑器自动上传的到管理系统的首页，提醒招标管理人员注意。
　　2.2 系统设计和功能的实现
　　2.2．1 机电设备招标准备功能的实现
　　这一功能的实现是整个系统的核心部分，在这部分设计上采用的是模块划分理论，也就是根据需要将模块分成字子模块、登记子模块和核查子模块，各个模块之间是独立运行的，且能够实现信息的共享与套用。这其中核查子模块是最基本的部分，客户通过外部网络访问招投标管理系统，通过from生成一份招投标项目信息表zb-qm，并且自动生成一个编号为2xxx+月+日+项目信息者的文件进入数据库系统。由于机电设备是明确的概念，因此在这部分设计上不需要区分设备，而是在招标或者投标过程中生成一份备忘录。此外在受理的过程中登记模块自动对项目序号和报表设备表信息进行核实确认，同时会在数据库中选择相应的招标人和代理人。在这里要注意相关操作权限的分配，招标项目受理权限应该与招标项目核查、项目登记以及招标人和代理人的权限放在一起。
　　2.2.2 信息滚动发布功能的实现
　　信息滚动模块主要是为了配合开标大厅内的所需要的动态信息而设置的，但是机电设备的招标规模普遍较小，一般没有开标大厅，开标在网上一般都是可以完成的。因此，在机电设备招投标信息化管理当中信息滚动发布功能就承担着信息及时发布的责任，功能实现的基本思路是实现的基本思路是:利用网页编程工程将需要滚动发布的信息都编辑成html/xml格式文件，并放在一个后缀“滚动发布”的特定文件夹里,根据需要编写一个asp文件基本管理程序,作为滚屏显示的主页放入iis指定的虚拟根目录中。然后用word 2000编辑后选择“另存为web页”保存到特定的文件夹上传到网站程序当中即可实现。
　　2.2.3 评标委员会的生成功能
　　这一部分相对比较简单，主要是通过数据库管理设立抓家数据库，将具备机电设备招投标评审资格的人员基本信息存储到数据库当中，基本信息包括专业、当前所从事的职业、相关招投标经验、职业特长、专业特长，并根据需要自动生成10-20个搜索关键词。然后在数据库的基础上，可以利用spss数据分析系统将招标项目内容关键词，将这些关键词带入到spss数据分析系统寻找到3-5名专家，自动生成专家评标委员会。当前每一个关键词之下都有相应的权重，系统会按照最大权重自动筛选，如果某一人已经担任一个机电设备评审委员会职位，则会自动轮到权重较小的下一位并以此类推。此外，招投标信息化管理系统应该能够实现对投标单位的回避评委进行筛选，如果该评委是投标单位的，能够自动在删选的时候回避。
　　总之，信息化管理是机电设备招投标管理的重要趋势，各单位要顺应信息化的发展要求，自觉加强机电设备招投标管理信息化水平。
　　参考文献
　　[1]周志刚.基于信息技术的招投标管理新模式研究.天津大学研究生论文.2005年.

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