日常工作使用EXCEL功能解析

摘　要：以实际操作为基础,介绍了如何应用Excel中的强大的数据处理和分析功能解决日常工作中遇到的难题,通过由浅入深的讲解,从而掌握一些Excel的特点和使用技巧

关键词：EXCEL；功能；操作；功能；解析

       计算机技术已经渗透到各行各业中，如何充分利用计算机软件功能，来方便我们日常工作生活，提高效率。EXCEL作为OFFICE中重要的组成部分，在许多复杂的数据运算，数据的分析等功能上给我们带来许多便捷。本文就我们日常使用EXCEL一些实用的工作技巧进行解析，供广大读者参考。（以OFFICE2003版本演示操作）
     一是选择性粘贴。虽然有公式、数值、格式和转置等功能，笔者认为使用最广泛是"粘贴数值"功能，在日常工作中经常会出现一组数据是通过公式计算机出来，如何把这一组数据复制到另外工作表或地址中，数值保持不变。
     先看原始数据图1-1，具体操作如下：正常复制A、B列，粘贴到N、O列，在复制H列时，如果直接使用粘贴功能就会得到图1-2左边图示结果，应该使用菜单"编辑"--"选择性粘贴"--"数值"，就会得到图1-2右边图示结果。

　　二是合并计算。所谓合并计算，用财务人员通俗的话讲,就是把多个格式一致的报表汇总起来。
   
　　先观察图2-1数据，会发现有三份数据，如何将他们汇总（如：求和、平均值、计数、最大值、最小值等）成一份完全数据。具体操作如下：首先复制表头到相应位置（如M1:O1），然后将光标放在N1单元格中，点菜单"数据"--"合并计算"，打开合并计算对话框，如图2-2所示，根据要求选择函数，再点击"引用位置"后面的活动按钮后，选中"一月份数据"中的B2:C7范围，再点击"添加"，然后重复上述步骤选中二月、三月份相应数据，最后在标签位置选中"首行"、"最左列"的复选框，点击"确定"，得到图2-3结果。

　　三是邮件合并。在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封、通知、成绩单、证书、准考证等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等信息），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去 。

　　具体操作：准备数据源（如图3-1）、主文档（如图3-2）；点击菜单"工具"--"信函与邮件"--"邮件合并"。一般情况在右侧窗口中默认类型为"信函"和"使用当前文档"，下一步，点击"浏览"查找数据源，在第四步，通过"其他项目"分别将数据源插入合并域，最后完成合并操作，见图3-3所示。

       四是筛选功能。相对于自动筛选，高级筛选可以跟据复杂条件进行筛选，而且还可以把筛选的结果复制到指定的地方，更方便进行对比，因此下面说明一下高级筛选的一些技巧。
       先创建条件区域：设在同一行表示"且"关系，分两行或三行为"或"的关系，在设置时还可以运用通配符。图4-1要求查找姓孙且是女性或等级为合格不重复记录。通过菜单"数据"--"筛选"--"高级筛选"，就会出现图中对话框，分别点击"列表区域"后面活动按钮选中原始区域，"条件区域"选中条件区域，"复制到"选中指定地方单元格。若是查找不重复，还要选中"选择不重复的记录"复选框。

      
　　五是条件格式。所谓条件格式是指当指定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式，例如，单元格底纹或字体颜色。如果想为某些符合条件的单元格应用某种特殊格式，使用条件格式功能可以比较容易实现。如果再结合使用公式，条件格式就会变得更加有用。
       选中区域，然后点击菜单"格式"--"条件格式"，根据要求设置相关条件。既可以设置"单元格数值"也可以选用"公式"来设置相关条件要求。如图5-1所示，得到结果图5-2。
 
     六是分类汇总。就是对所有资料按照多种数据需求整理进行分类汇总。
     分类汇总之前要先进行排序，不然的话他就只会把挨在一起的又是一样的分为一类，没有在一起的又是另外一类,所以达不到目的。排好序之后，选中你要分类汇总区域。(最好是有整行选取)然后菜单：数据---分类汇总，分类字段选你要进行分类的标志的那一例，汇总方式选平均值（或其它求和、最大值、计数等），汇总项就是你要求的那个的平均值，其他的默认后确定就可以了。
       例如：按"班级"字段分类汇总个班"数学"、"语文"、"英语"的平均分。 首先排序，主要关键字也就是按"班级"字段分类汇总的关键字排序。然后再进行分类汇总操作。
　　七是有效性。EXCEL中的"有效性"设置，主要用途是限定单元格输入内容。这个设置其应用是很广泛的，能够给我们带来很大的帮助，提高工作效率，提高录入信息的准确性等等。
　　主要操作是先选定要设置有效性的区域，然后点击菜单"数据"--"有效性"（可设置0~100整数）。若超出这范围将进行"警告"提示。
　　八是根据自己需要设置工具栏。如在工具栏增加"双下划线"、"分类汇总"、"有效性"等。具体操作如下：点击菜单"工具"--"自定义"，打开自定义窗口，选中命令按钮进行拖拉即可添加或删除工具栏。
     EXCEL操作技巧比较多，以上只是在我们日常工作使用频率较多的几种功能分析，供各位在工作学习能有所帮助。