排水管理单位的无纸化办公

摘　要：随着国民经济向市场化、国际化的方向发展，作为排水管理单位也要实行科技化管理，逐步实现无纸化办公。我们从管理资料的电子化，建立部门之间的相互通联，局域网和互联网的衔接几方面采取相应的措施，建立新型的管理模式，从而达到提高在职人员的知识水平，加快信息流通，规范工作流程，提高工作效率的目的，将我们带入一个数字化的新时代。

关键词： 无纸化 , 办公, 管理, 网络, 信息
自从PC诞生起，就有人不断的宣称要实现办公“无纸化”。随着国民经济向市场化、国际化的方向发展，作为排水管理单位也要实行科技化管理，逐步实现无纸化办公。传统的办公模式主要以纸介质为主，这在信息革命的浪潮中显然是不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。据报道“2000年世界纸浆造纸工业年销售额为2600亿美元，纸浆总产量为1.74亿吨，纸及纸板的产量为2.82亿吨（2002年3.3亿吨）；2002年中国消费纸及纸板4332万吨。”被《财富》杂志列为中国最值得关注的公司之一的书生公司创始人／董事长王东林先生曾做出如下测算：若按照传统的模式发展下去，10年后，仅中国新闻出版印刷用纸的消费金额就会达到1000多亿。这就证明无纸化办公的时代已经全面到来，除了必须由纸张传递的文件外，其他的公文都将在网上运转。
　　既然要实现无纸化办公，我们就要采取相应的措施。首先，管理资料的电子化。我们排水管理单位一直以来都是用纸张来保存信息、传递信息的。例如：目前使用的管网示意图册均是在耗费大量人力、时间用硫酸纸画出之后再晒出来装订成册的。这些图册不但在保存时占用了大量的空间，修改时还要有专业人员一张张的重新画过，在借阅过程中也很容易丢失。诸如此类的事件数不胜数，现在有了计算机我们就要把现有的管理资料（如：人员资料、设施资料、政策文件、下达的通知等）以电子文件的形式储存于计算机硬盘中，其中除了一些文字性的资料还有包括竣工图和管网分布图等图形文件也要应用一些绘图软件将其以电子版的形式储存于硬盘之中。只要我们拥有一台电脑，一切资料在瞬间就尽现眼底了。
　　其次，建立部门之间的相互通联。当我们所拥有的资料都以电子形式保存起来后，接下来就是在所部里建立小规模的局域网，把所有的管理资料在网上共享，从而实现了所有信息的在线查询、借阅。之后，还要上级主管部门排水管理处联网，利用网络通讯基础及先进的网络应用平台，建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统，为各部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，从而实现资料管理自动化、办公事务处理自动化。这样不但提高了整体的工作效率和管理水平，也实现了各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化，形成了初步的“无纸”办公。
　　最后，局域网和互联网的衔接。实现排水管理单位的内部资源共享并不是我们的最终目的，我们与外界的信息交流也要向“无纸化”方向发展。以往外单位向我们查阅一些资料时采用的都是复印或磁盘拷贝这种落后的方法，这是不能适应网络上大规模信息交流的需要的。而目前所做的单机文字处理、表格处理和图形处理也仅仅是迈向无纸化办公的第一步，在一部分内网工作在外网上实现之后，逐步实现的内、外网衔接才真正的预示着办公无纸化时代的来临。
　　中国远洋运输集团总公司构建起了全球先进的信息网络，实现了办公无纸化。集团内部会议通过可视电视会议系统进行，国内外各级企业都能够在所在地参加会议。换言之，当无纸化办公真正实现的时候，施工单位就可以直接从设计单位拿到电子版的设计资料进行施工，如在施工过程中有需要修改的地方，用计算机改起来也很方便快捷。施工完成后接收单位也可以从施工单位手里接到一份清晰、准确的电子版资料。除了必须用纸的文件以外，其他资料均以电子版形式传递交接。这一新的管理模式的实现除了将我们从繁琐、无序、低端的工作中解放出来，还有很多其他的优点：
（1）提高在职人员的知识水平。现实社会中，计算机水平是一个人知识水平的重要体现。办公无纸化就要求我们将日常的工作业务和计算机结合起来，自然就在潜移默化中提高了我们的知识水平。有句话说的好：只有在水中才能学会游泳。在建设无纸化办公中促进了工作人员的相互学习，快速提高业务水平，达到了事半功倍的效果。
（2）加快信息流通。在无纸化时代，领导下达的文件、通知、任务等仅几秒钟的时间就能够同时的传达给相关人员。即使是在工地工作的人员也能够时时保持和单位的沟通，第一时间了解到单位的最新动态及发展。
（3）规范工作流程。在网络上办公使其流程更加规范化，彻底消除了信息在传递中因为某些客观原因而造成的延误、失真。同时避免因为人员流动而造成的资料丢失。在办公无纸化中，相关人员的直接交流省去了很多不必要的环节。
（4）提高工作效率。快速的信息流通速度提高了工作人员的反映速度，做到了沟通点对点，传递一指通，节省了大量的工作时间。还免去了复印、打电话等诸多事宜，节约了大量的纸张、人力等办公成本。
　　电脑业、网络业飞速发展的今天，传统的办公模式终将走向“无纸化”。只要我们相信计算机、坚持无纸化原则，办公无纸化、网络信息化一定会一改我们陈旧的管理模式，带我们进入一个数字化的新时代。 本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/sklw/slgc/250157.html