档案馆风险评估方法的理念探讨

 风险评估是指在风险事件发生之前或之后(尚未结束)，对该事件给人们生活、生命、财产等各个方面造成的影响和损失的可能性进行量化评估的工作，即量化测评某一事件或事物带来的影响或损失的可能程度。①所谓档案馆安全风险评估(Risk Assessment)，就是对档案实体和档案信息资源所面临的威胁及其可能造成影响的可能性的评估。②
    档案馆风险评估方法研究就是对整个风险评估过程中使用和涉及的形式和途径进行探索，为档案馆风险评估提供一种具体的、可行的、普适的理论支持和应用基础。评估方法为风险评估工作提供了量化的、具体的衡量指标和尺度，使风险评估工作有规律可循、有方法可依，为评估工作的开展奠定重要的基础。
    一、风险评估方法介绍
    风险评估方法有很多种，在其他领域适用的，在档案馆不一定适用，究竟选择哪种方法，一定要根据工作性质、工作流程、工作对象等做出选择。普遍使用的可以分为三个大类，即定性评估法、定量评估法和定性定量结合评估法。
    第一，定性评估法是指采用文字或描述性的级别说明风险的影响程度和这些风险出现的可能性。③较为典型的有经验评估法。
    经验评估法，又称专家调查法，是以专家作为信息获取的对象，依靠专家的知识和实践经验，由专家对风险程度作出判断和预测的一种方法。通过专家的分析，可以识别某一事件或者对象可能遇到的绝大部分风险类型，列出风险表格，并按等级程度进行排列。例如，首先，采用查找文献、调查档案修复专业人员等方法列举出档案修复过程中通常可能出现的风险；然后，列出评价标准，根据档案修复的经验对风险因子进行分析和评价，列出表格并使用等级进行标识；最后，将各种风险因子相结合，推断出档案修复过程中各类风险的等级。
    第二，定量评估法是指利用数量特征、数量关系和数量变化进行分析的方法，通过对历史记录、实验数据、相关文献资料、研究等数据的分析，来判断风险影响程度大小和可能性的一种方式。具有典型代表性的是概率统计法。
    概率统计法又称数理统计法，是指研究自然界中随机现象出现规律的一种数学方法。风险的发生虽然具有随机性，但也有着特定的规律，即在一定的发生频次范围内，其出现概率是一个客观存在的定值。④概率统计法理论基础完善，分析过程简单，无需进行大量复杂的运算，但是历史数据的积累收集及估算则相对较为困难。
    第三，定性定量结合评估法是指将定性评估法和定量评估法结合起来，综合考虑二者的优缺点，将二者优点结合而得到的一种方法，首先对风险因子进行总体性质的确定，然后进行定量分析，在量化基础上再进行风险评估。常用的代表方法是风险矩阵法。
    风险矩阵法，就是在矩阵的基础上，将各个因子按类别分别放在行和列上，然后用数量来描述和计算风险因子的关系、大小，确定因子相对等级的一种方法。风险矩阵法具有简单快捷的优势，但计算概率时需要历史数据，此外由于划分的依据是主观的，依赖于人对评价风险的良好判断力，不能够为风险评估提供较高的精度。
    二、风险评估方法在档案部门的具体应用
    不同风险评估方法的特点各异，应用的形式和角度也有所不同。如何针对不同的风险源，采用不同的评估方法，需要具体分析档案部门不同风险类型的情况而定。
    1.经验评估法
    经验评估法适用于缺乏历史数据和具体资料，或者因素无法采用客观标准进行衡量的风险类型。例如，在档案修裱过程中，档案面临的风险类型多样，如字迹洇化、纸张起皱等。上述风险并不适宜采用精确的数字或概率来衡量，只可以通过经验评估法来评价此类风险的等级。
    首先，列举出档案修裱过程中可能出现的风险类型，并确定风险评估因子，如：字迹洇化、纸张起皱、纸张破损、误揭补、误裁剪。
    其次，对“风险可能性”与“风险危害性”两个评估因子进行定性，及描述性评估，如表1所示：
    
    再次，将风险评估的描述性语言进行处理，根据修裱过程中不同风险的属性进行综合打分，如表2所示：
    最后，综合两个风险因子进行分析，给出各风险类型的综合风险大小，1级表示风险很小，5级则表示风险巨大，如表3所示：
    
    为最大程度避免专 写作论文家评估法主观性强、量化程度低的缺陷，可采用多专家打分求均值的方法。即每一位专家对不同风险因素的排序进行编号，再将编号相加，求取平均值，并按照均值大小进行排序，得到的结果便是档案修复过程中各风险的等级程度。此方法有效地增加了评估结果的客观程度，对档案修复风险有更加全面的认识和评价。
    2.概率统计法
    概率统计法适用于具有衡量标准、历史数据或者可以进行量化的风险类型，并且这些风险的有关因素可以进行赋值运算。例如：库房日常管理中的温度、湿度控制等。上述风险发生频率或概率是可以量化统计的数值，则该风险等级的评估可以使用数据进行分析。
    首先，以年为单位，利用历史数据确定温度区间出现的概率大小，如表4所示：(见20页)
    然后，估算不同温度区间对档案的危害性，如表5所示：(见20页)
    根据不同温度区间对档案的影响程度，对温度区间对档案的危害性赋值。按照等间距原则，在0－1范围内对风险的强度进行赋值，如表6所示：(见20页)
    
    
    最后，综合“温度区间出现的概率”与“温度区间对档案的危害性”两个风险因子，依据公式R(风险等级)＝P(风险可能性)×D(风险危害性)，计算出风险值最大的温度区间，如表7所示：
    比较风险等级的数值大小，将三个数值按大小顺序排列(3－2－1)，3级风险最高，1级风险最低。每日库房温度检测时，当温度取值所属的区间就是当日温度的风险等级，针对不同等级的风险程度采取温度调控的措施。
    3.风险矩阵法
    风险矩阵法是定性评估法与定量评估法相结合的产物，具有二者的优点，既可以用描述性语言定性，又可以采用数值定量的风险类型。例如：档案馆库房管理中的若干风险，这些风险可以先使用语言进行描述，然后再利用赋值法进行计算，最后得出风险等级情况。
    以档案库房管理的若 写作论文干种风险为例，列举出的风险类型有：风险1是库房管理制度不健全；风险2是消防灭火设施不齐全；风险3是温湿度、光照等外界因素控制不当；风险4是档案灭菌杀虫等处理不当。
    首先，使用定性评估法对上述风险进行评估，如表8所 示：
    然后，根据定性评估的描述，对各风险类型进行赋值，按照等间距原则，在0－1范围内对风险因素进行赋值，如表9所示：
    最后，利用矩阵对风险因素进行分析，从而判断风险等级，如图1所示：(见21页)
    根据风险矩阵图，可以查找出各风险类型对应的风险等级值，即库房管理制度不健全为等级4，消防灭火设施不齐全为等级3，温湿度、光照等外界因素控制不当为等级3，档案灭菌杀虫等处理不当为等级4。
    
    三、风险评估方法的优缺点比较
    综合前述的介绍可知，经验评估法、概率统计法及风险矩阵法是档案馆风险评估的三种重要方法。通过上述表格来看，以经验评估法为代表的定性法不能够精确计算风险值的大小，只能够通过主观经验来推测和判断风险发生概率及危害性程度；以概率统计法为代表的定量法可以通过绝对的数值衡量风险发生的概率，但对于风险危害程度的大小则需要通过赋值法来转化；以风险矩阵法为代表的定性定量结合法集中了前二者的优点，评估过程与结果清晰明了，但存在着误差失真的情况。三类方法相互结合、互为补充，为档案馆各类风险的评估提供可靠的依据和参考，见表10。
    
    四、结语
    档案馆风险评估方法的选择并不唯一，需要根据具体的情况决定。上述档案馆风险评估方法的研究尚不完善，仍有许多值得斟酌之处。随着档案部门风险评估工作的发展，评估方法的研究必将更加深入，从而更有利于避免和防止各类风险的发生，降低风险带来的损失。
    注释：
    ①http://baike. baidu. com/view/863635. htm, 2011-11-18
    ②王良城．档案安全风险评估机制的建立与推行[J].中国档案，2011(2)
    ③孙莉萍．几种常用风险评估方法的比较研究[J].现代商业，2011(3)