艺术品行业内部控制的探寻

　　近年来，各种鉴宝栏目出现在百姓的视野中，艺术品开始走进寻常百姓家，艺术品市场不再仅仅是行内人的市场，很多平民百姓也参与其中，交易迅猛发展，艺术品的价格逐渐攀升。但在艺术品市场繁荣的背后，仍存在很多问题，例如，艺术品市场中赝品的出现、诚信问题、艺术品企业的一级市场地位逐步被拍卖行的二级市场所取代。这些问题严重制约了我国艺术品行业的健康发展，对艺术品行业加强内部控制提出了更高的要求。

　　在我国，企业内部控制规范体系中提出内部控制的目标是：合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整、提高经营效率和效果、促进企业实现发展战略。内部控制的原则是：全面性、重要性、制衡性、适应性、成本效益原则。

　　艺术品行业建立完善的内控系统，应从企业层面及业务层面进行控制。企业层面控制与内部环境、风险评估、信息与沟通、内部监督直接相关的控制。如对企业的治理结构层面进行明确的划分，将高级管理层的职责具体化，防止管理层凌驾于内部控制之上；对企业内部存在的潜在风险进行识别，并及时采取措施加以预防；对企业的业务构建信息化管理平台；对企业的内部控制系统加强审计，保证企业的经营活动顺利开展。业务层面控制是综合运用各种控制手段和方法，针对具体业务和事项实施控制。将艺术品企业业务流程的风险关键点及其处理规则嵌入到信息系统中，运用系统流程对企业的各项业务活动进行全面有效地控制。本文就艺术品行业实施内部控制时，在这二层面容易面临的风险以及采取的管控措施，进行一些探寻。

　　一、企业层面的风险评估及管控措施

　　1、组织架构控制

　　艺术品行业经营环境的复杂性，使企业面临的环境风险逐渐加大，一些企业内部机构设计不科学，权责分配不合理，导致职能交叉或缺失，运营效率低下。例如：有的企业仍沿袭计划经济下政企合一的原则来设立组织结构，导致为了行政管理的方便而忽视了企业组织的合理性；有的企业可能是集团化企业，艺术品只是其多元化业务的一小部分，专业人员相对缺乏，导致不相容职务未能分离；有的企业过于重视纵向间的权利与义务关系，而对横向间的沟通协调没有引起足够的重视，导致同级间各部门缺乏有效地沟通与合作，信息流通不及时，协调性较差。

　　面对这些风险，企业可适当采取如下管控措施。

　　（1）企业应当按照内部控制的五原则，综合考虑自身面临的内外部环境因素，量身打造科学的内部职能机构，明确各职责权限，对现有的机构设置进行全面梳理，重点关注治理层人员的任职资格和履职情况，以及定期评估设置的治理结构是否得到有效运行，避免形同虚设。

　　（2）企业应当制定组织结构图、业务流程图、权限指引等内部管理制度或相关文件，使全体员工了解和掌握组织架构设计及权责分配情况，正确履行职责。

　　（3）严格按照不相容职务相分离的要求，明确各个岗位的权限和相互关系。不相容的职务比如：艺术品的收购与保管验收、保管与销售、客户的信用评级与商品的销售等。

　　（4）明确“三重一大”事项实行集体决策或联签制度，任何个人不得单独进行决策或擅自改变集体决策意见。

　　（5）加强企业内部各级部门横向间的沟通。治理层相互沟通便于信息交流，保证决策的科学性、合理性、及时性；各业务部门相互沟通能够促进部门间的相互协作，利于内部产生协同效应，为企业的整体发展做出共同努力。

　　2、人力资源控制

　　艺术品行业是一个汇聚美的行业，它更是一个对专业性高要求、对职业道德高要求的行业，那么德才兼备的人才则成为该行业中不可或缺的宝贵资源。一方面，很多艺术品企业缺乏真正的鉴定人，导致企业在业务发展中面临较高的操作风险、运营风险、信誉风险；另一方面，企业也会由于人力资源激励约束制度不合理，导致人才流失、商业秘密泄露；第三、企业忽视了对职工进行必要的道德和职业素养教育，导致企业设立的良好内控，未能有效运行。

　　针对人力资源控制方面可能产生的风险，企业可适当采取如下管控措施。

　　（1）企业建立员工培训长效机制，营造尊重知识、尊重人才和关心员工职业发展的氛围，加强专业人才队伍建设，避免出现专业人员青黄不接的尴尬局面。

　　（2）遵循德才兼备、以德为先、“三公”原则，通过公开招聘、竞争上岗等多种方式选聘优秀人才，重点关注选聘对象的价值取向和责任意识。

　　（3）建立和完善人力资源的激励约束机制，对全体职员进行严格考核与评价，作为绩效考核的重要依据；与关键岗位人员依法约定保守商业秘密，确保商业秘密的安全。

　　（4）对关键岗位员工制定定期轮岗制度，明确轮岗范围、周期、方式等，形成相关岗位员工的有序持续流动，全面提升员工素质。也有利于发现工作中的可能存在的舞弊行为。

　　（5）实行专家聘用机制，有效利用外部专家的工作，弥补企业自身人才匮乏的缺陷。

　　二、业务层面的风险评估及管控措施

　　在这个计算机技术迅猛发展的时代，更多的例如MIS、ERP等企业信息管理系统涌现，艺术品企业则可以应用信息化手段作为内部控制体系建设的工具，对自身的业务构建信息化管理平台，充分利用信息系统之间的可集成性，将艺术品企业业务层面的关键控制点及控制措施嵌入到信息系统中，运用系统流程对企业的各项业务活动进行全面有效地控制。无论是计算机控制，还是人工控制，企业都应对业务层面的风险进行评估并实施相应的控制措施。

　　1、采购业务控制

　　艺术品的征集渠道主要是：个人、艺术品商店、拍卖会场。其中，从个人处收购是艺术品征集常用的手段。一手交钱一手交货的采购模式使得向个人采购时往往不会获取正规的发票，供应商的选择显得格外重要，授权审批不规范，可能导致征集过程中出现舞弊或遭受欺诈。其次，艺术品的定价空间比较大，价格缺少可比性，且现金交易颇多，商品验收不规范，付款审核不严，可能导致企业承担资金损失风险、信誉风险。 　　针对采购环节的风险控制点，企业可适当采取如下管控措施。

　　（1）建立科学的供应商评估和准入制度，建立供应商管理信息系统，对其提供商品的质量、价格等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。

　　（2）建立采购定价机制。收购商品要做到实事求是，公平合理、按质论价，并有两人以上参加，从个人处收购的商品，需集体鉴定议价，合理确定收购价格，杜绝一言堂。鉴定定价的成员承担鉴定指导职责，商品入库时承担审定职责。

　　（3）建立严格的采购验收制度，由具有资格的专人进行验收，编制连续编号的验收单。

　　（4）加强采购付款的管理，完善付款流程，严格审核发票的真实性、合法性和有效性，对于确实无法获取发票的，必须提供收购商品的原始清单，完善连续编号的内部采购凭证，且须经授权审批。支付方式原则上采用转账支付。

　　2、存货管理控制

　　艺术品本身单位价值高、不可复制等特质，对实物的管理控制提出了较高要求。价值高，使得商品面临被盗窃的风险；随着民众对艺术品投资热情不断升温，促使艺术品价格不断攀升，近些年的收购成本也在不断上升，相比之下，在早期收购的成本则很低，这就形成了存货成本的二极分化，由于艺术品市场缺乏统一的行业标准和有效的监管措施，它的期末可收回金额难以准确确定，不能真实地反映存货价值，使存货的成本计价准确性面临风险；艺术品好似温室中的花朵，有些易碎、有些怕潮湿、怕虫蛀，有些又怕干燥，这些不同的要求使得企业可能会面临保管不当，造成存货受损的风险。

　　针对存货管理过程中的风险，企业可适当采取如下管控措施。

　　（1）库房应把安全和科学管理放在首位，做好防火、防盗、防潮、防蛀等工作，对库房的安全防护设施要定期检查。

　　（2）建立存货保管制度，定期对存货进行检查，严格限制未经授权的人员接触存货，库房实行双人双锁制和出入库等级制。

　　（3）鉴于艺术品的高贵及不可替代性，要求入库时应予以编号，认真检查核对实物现状，填制连续编号的入库单，做到账实相符；出库时要做到一货一号，规范填制连续编号的出库单。

　　（4）建立存货盘点清查制度，结合单位实际情况及存货的特性确定盘点周期、流程等内容。例如：瓷器易碎、上年份的字画纸张娇贵、玉器（玉花片、玉簪等）易破损，这些艺术品在盘点时有其个性化的要求。

　　（5）结合会计准则的基本要求选择符合自身特点的存货计价方法，且计价方法应具有一贯性。对于艺术品这类贵重商品应采用个别计价法确认存货成本。

　　（6）加强声誉管理，通过提供高质量的商品，维护和提升企业品牌的社会认可度。

　　3、销售业务控制

　　艺术品企业通过经销、代销、委托拍卖等方式从事商品销售，由于艺术品价格随行就市，销售价格的确定相当灵活，尤其在拍卖会上，一件艺术品的最终成交价可能是起拍价的很多倍。价格确定的随意性可能导致企业随意给予销售折扣折让；对于拍卖行更可能面临账款回收不力的信用风险；由于消费者对于艺术品鉴赏知识的了解程度不同，可能会出现盲目、冲动的消费行为，此时企业就会面临销货退回的风险。

　　针对销售环节的风险控制点，企业可适当采取如下管控措施。

　　（1）加强市场调查，合理确定定价机制，由领导及相关专业人员成立定价小组，定价时结合个人的长处，充分发表意见，集体确定待售商品的价格，杜绝一言堂。

　　（2）建立健全销售制度，明确折扣折让的权限范围，销售人员开具销售票据须注明原价和折扣价，并经授权人签字认可，不得越权擅自给予折扣折让。

　　（3）订立合同前，关注重要客户信用状况，防范信用风险，完善应收款项管理制度，销售部门负责款项的催收，并妥善保存催收记录；财务部门负责办理资金结算并监督款项回收。

　　（4）做好销售业务各环节的记录，确保会计记录、销售记录与仓储记录核对一致，实行全过程的销售登记制度。

　　（5）加强销货退回管理，原则上不予退货，确有相关证据表明须退货的，则应填制退货申请书，注明销货退回原因，经授权人签字认可，方办理退货。

　　随着我国经济体制不断完善与发展，各种经济形式孕育而出，内部控制成为企业在市场中畅游的不可忽略的部分，企业的前途和命运与是否能建立起一个可行的、合理的内控体系密不可分。艺术品行业内控中某些问题的成因与它本身的特点息息相关，它不是孤立存在的经济系统，它处于一定的社会环境中，受到各种因素的影响，所以，艺术品企业更应结合自身的特点，在我国企业内部控制规范体系指引下，建立符合本企业的内部控制制度，并且不断进行完善，才能在蓬勃发展的艺术品市场中拥有竞争优势，敏锐的发现机遇，沉着的应对挑战。

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