浅谈医疗设备档案在医疗设备维修中的作用

　　摘要：医疗设备档案作为医疗设备管理中的一个组成部分，它不但是医疗设备管理的基础，更是在医疗设备的采购、管理、使用、维修保养等方面有着十分重要的作用。它不仅能为医院的医疗设备的日常维修保养提供依据，还能为医院节约维修费用。

　　关键词：医疗设备档案作用

　　中图分类号：C931文献标识码：A文章编号：1007-3973（2012）005-113-02

　　随着社会的进步，医疗技术的飞速发展，对医疗设备的高科技要求也越来越高，医疗设备档案作为医院医疗设备管理中的一个组成部分，它不但是医疗设备管理的基础，更是在医疗设备的采购、管理、使用、维修保养等方面有着十分重要的作用。我们必须要重视医疗设备档案的管理工作，作为绍兴市的一家三级甲等综合性医院，医疗设备档案在医疗设备管理中的作用，尤其是在医疗设备维修方面的作用是非常重要的。

　　1建立医疗设备档案的意义

　　医疗设备档案是指医疗设备出厂时随机的原始文件资料和医院从设备立项申请、购置、安装调试、使用、维修、到最终报废过程中形成的具有参考价值和保存价值的所有材料。它不仅能为今后的医疗设备的购置提供信息服务，另一方面也是判定仪器设备论证效益与实际效益是否相符的依据之一；同时为今后医院是否需要对同类医疗设备进行更新提供可借鉴的经验。由此可见一卷完整的医疗设备档案，它不但涵盖了医院从购置设备前的科室申请报告、可行性分析论证报告、批准文件、采购计划表、招投标文件、采购合同、验收报告、商检证明、出厂合格证、使用说明书、图纸等等文字、图表资料，另一方面它还包括在设备使用过程中产生的保修合同、维修保养记录、强制计量检定证书等等一些动态的资料。所以在医院的医疗和服务质量不断提高，科技含量不断发展的情况下，医院只有加强医疗设备档案的科学化管理，建立科学的档案管理体系，才能满足医院在医疗、教学、科研等方面的需要。

　　医院只有对已形成和正在形成的医疗设备案卷资料进行有效的利用，把医疗设备档案的管理真正融入到医院医疗设备管理的整个过程，把医疗设备的基本情况、故障维修、日常维护保养等各个方面真实地反映在医疗设备档案中，才能真正管好用好医疗设备，从而促进医院医疗设备管理的全面发展。

　　2医疗设备档案在医疗设备维修中的作用

　　我院的医疗设备从几千元的小设备到上百万元的彩色多普勒超声仪，甚至上千万的核磁共振仪等大型医疗设备都有，在日常工作中，由于使用率较高会出现这样那样的故障报修，有些故障工程师可以凭借工作经验进行维修，而有些故障工程师只能从医疗设备档案中去寻找答案，所以我们档案管理人员只有把日常的医疗设备档案工作做细，做完整，才能发挥它们在实际工作中的作用。而医疗设备档案作为医疗设备管理过程中不可缺少的重要环节，它在医疗设备的维修中主要有以下四个方面的作用：

　　(1)为工程师在进行医疗设备维修时提供技术支持。

　　(2)为医院节约维修资金。

　　(3)给医疗设备的预防性维护提供参考依据。

　　(4)避免医疗设备零配件的闲置、积压和浪费。

　　2.1为工程师在进行医疗设备维修时提供技术支持

　　一卷完整的医疗设备档案，在医疗设备维修过程中会发挥积极的作用，它就像是一位“不说话的老师”，在医疗设备出现故障报修时，能给工程师提供相关的技术支持和帮助，从而保证医疗设备的开机率、使用率。首先当医院购进新的医疗设备后，临床使用科室对医疗设备的熟练使用需要一个过程，同样，维修工程师对新的医疗设备的性能熟悉也有一个过程。这就需要我们档案管理人员在医疗设备进院后，对医疗设备的随机资料特别是使用、维修手册，图纸，电路图等，有些进口的医疗设备还必须要有原版的使用、维修手册，要进行及时的收集整理归档，因为完整详尽的档案资料能够为今后的检修提供技术支持。其次设备检修过程中，经验是无法衡量的财富，它是设备检修过程中的关键。所以我们档案人员要把在日常工作中的保养记录、检修维修记录、安装调试参数等资料，以及相关文献当中的技术资料等也要及时收集归档。当医疗设备使用到一定年限后，会出现这样那样的故障，而这些档案资料对工程师在进行故障维修时会起到举足轻重的作用，它们能为工程师提供相关的技术支持，从而缩短维修时间，保证医院诊疗工作的顺利进行。

　　2.2为医院节约维修资金

　　我们要认识到，医疗设备档案完成一系列的组卷后，并不是摆设，它不能一直躺在医院的档案室里，要经常出现在设备使用、维修的地方，只有这样，才能发挥它的实际作用。

　　我们绍兴市人民医院是绍兴的一家三级甲等综合性医院，医院的医疗设备每年都在更新、增加，医疗设备的维修费用同样也在增加，特别是一些大型的，金额比较大的进口设备，换一个零部件就要好几万，甚至几十万，如果在医疗设备档案组卷中保留了经销公司或厂家投标时的文件和相关的承诺，就可以在碰到实际问题时及时查找核对有关的内容，尽量为医院节约维修资金。比如，在2011年9月份，我院的进口病床出现了故障，经医院工程师维修后，无法进行修复，经过查找相关的设备档案，得知该批进口病床是在我院2007年10月迁入新址后购进的，购进时保修时间销售公司承诺为4年，所以还在保修期内，应该由销售公司负责联系厂家进行维修，这样就给医院节约了一笔维修费用。又如，同年的9月份，我院检验科的一台五分类的血球仪的主板烧坏了，如果重新购买一块不仅需要很多钱，而且还影响到检验科对该设备的使用，后来工程师经过查找该设备的档案资料，还是因为在保修期内，医院经与公司进行确认，最后由销售公司免费对血球仪的主板进行了更换。类式的例子还有很多，可见完整的保留一份医疗设备档案资料对医疗设备维修产生的作用是不可忽视的，在实际工作中是很有必要的。

　　2.3给医疗设备的预防性维护提供参考依据

　　医疗设备在使用过程中难免出现各种故障，对医疗设备的故障进行及时的维修是保障其正常使用的前提。

　　建立医疗设备档案是设备日常保养、检修和管理的必备条件。医疗设备在运转和使用过程中，过了一定的年限，由于它的使用频率和人为操作的因素等各方面原因，一些零部件会磨损、老化和松动，将会影响设备的精度、性能和工作效率，这就必须对设备进行维护和检修。比如我院放射科的设备，都是大型进口的设备，像CT、核磁共振仪、DSA等等，由于我院是当地最大的一家三级甲等综合性医院，每天需要检查诊断的病人不光光是门诊病人，还有大量的住院病人，设备的开机每天都处在饱和状态，一旦碰到设备出现故障，造成检查中止，就会影响病人的诊断和治疗，给医院带来损失。如果我们档案人员把在日常工作中对这些医疗设备故障进行维修过的一些记录，如故障的分析，解决的办法，修复后的调试结果等等，及时收集整理并把它们完整的保留在相关的医疗设备档案中，在遇到故障报修的时候，工程师就可以根据我们保存的这些维修记录，对设备采取预防性维修，充分做好维修前的准备工作以缩短维修停机时间，就能为医院对病人的及时诊断和治疗提供保障，减少医院的损失。

　　2.4避免医疗设备零配件的闲置、积压和浪费

　　随着当今医疗技术的飞速发展，医疗设备不断更新，一些大型医疗设备，特别是进口的大型设备，如CT、核磁共振仪、直线加速器等的零部件是十分昂贵的。比如我们医院就经常遇到大型设备需更换零配件的故障报修情况，像核磁共振仪的碳刷、电磁阀，多尼尔肾碎石机的电子管，CT机的球管，由于设备使用的频率较高，这些零配件使用到一定次数就需要进行更换，价格从几万元到几十万元不等，如果我们把平时进行更换后的相关维修记录，及时进行归档，在遇到维修需要更换或配置设备的这些零配件时，工程师只要查询设备档案中的随机技术资料和详细的维修记录，了解零部件的使用周期，便可以知道是由于零配件的使用次数已经达到了极限，还是另外的原因引起的故障，从而决定是否需要重新购买零配件进行更换，可以避免造成零配件的闲置、积压和浪费。

　　3小结

　　总之，医疗设备档案管理工作是一项周期性长、内容多、涉及面广的工作，为了更好的发挥医疗设备档案在医院设备维修领域中的作用，我们档案管理人员要不断提高自身的素质和业务能力，要学会用科学的、现代的档案管理手段，不断完善医院的医疗设备档案管理系统，同时要深入医疗设备的使用科室，及时了解对医疗设备档案的需求，只有这样才能让医疗设备档案在医疗设备管理中发挥更好的作用。作者：俞虹英，本文来自《中国医疗设备》杂志